Voorwaarden

EverStamp is een dienst van Digital Sandbox B.V., Waalstraat 2, 8052 AE Hattem, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42124304, btw-nummer NL869836109B01 (‘wij’, ‘EverStamp’).

Contact: info@everstamp.app. Telefoon: 06 21 52 00 00, op werkdagen. Voor privacy: privacy@everstamp.app. Voor het melden van een kwetsbaarheid of van misbruik: security@everstamp.app; zie ook everstamp.app/security. Per post: Waalstraat 2, 8052 AE Hattem.

Autoriteiten en gebruikers bereiken ons voor meldingen onder de Digital Services Act via dezelfde adressen, in het Nederlands of het Engels.

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van EverStamp: de app, de controlepagina, deellinks, het dashboard en de API.

Wie de app via de App Store of Google Play haalt of Plus daar koopt, heeft daarnaast te maken met de voorwaarden van Apple of Google (artikel 16). Bij een organisatie gelden daarnaast een offerte, als die er is (artikel 26.1), en de verwerkersovereenkomst (bijlage 1, artikel 34).

Bij strijd gaat voor: (a) dwingend recht, (b) de verwerkersovereenkomst (bijlage 1), voor zover het om persoonsgegevens gaat, (c) een door beide partijen aanvaarde offerte, (d) deze voorwaarden. De voorwaarden van Apple en Google gaan voor, voor zover zij dat zelf bepalen.

Algemene voorwaarden van een organisatie, waaronder inkoopvoorwaarden, wijzen wij uitdrukkelijk van de hand. Zij gelden alleen als wij ze schriftelijk aanvaarden.

De voorwaarden staan op everstamp.app/nl/voorwaarden en everstamp.app/terms, ook als pdf om op te slaan. Wij sturen ze op verzoek kosteloos toe.

Een overeenkomst met ons komt langs elektronische weg tot stand. (a) Met een gebruiker van de app komt zij tot stand doordat hij de app gebruikt; een aankoop komt tot stand doordat de gebruiker haar in de winkel bevestigt. Met een organisatie komt de overeenkomst tot stand zoals artikel 26.1 zegt. (b) De voorwaarden staan op de site, ook als pdf om op te slaan (artikel 3.5). Van een organisatie leggen wij vast welke tekst zij heeft aanvaard, met de stand van de verwerkersovereenkomst erbij, wie dat deed en wanneer. Met een gebruiker van de app bewaren wij geen afzonderlijke overeenkomst, omdat er geen account is; de tekst die geldt, staat op de site, met de datum waarop zij inging. (c) Tot het bevestigen kan wie een organisatie aanmaakt de ingevulde gegevens nalezen en wijzigen; daarna kan een eigenaar ze wijzigen in het dashboard. Een aankoop in de app bevestigt de gebruiker in het scherm van de winkel, waar hij haar ook kan afbreken. (d) De overeenkomst kan in het Nederlands en in het Engels worden gesloten (artikel 14.5). (e) Wij hebben ons niet aan een gedragscode onderworpen. (f) Wie een organisatie aanmaakt, krijgt een bevestiging per e-mail, met het moment, de stand van de voorwaarden die hij aanvaardde en een link naar die tekst.

EverStamp is een hulpmiddel om foto’s en video’s vast te leggen, in een vorm en een tijdvenster die een ander zelf kan controleren. Wat een dossier waard is in een geschil, beslist de ontvanger, een verzekeraar of een rechter. Niet wij.

Een gekwalificeerde tijdstempel geniet in de Europese Unie het vermoeden van de juistheid van de datum en tijd die hij aangeeft, en van de integriteit van de gegevens waaraan die datum en tijd zijn verbonden, dat wil zeggen dat die gegevens sindsdien niet zijn veranderd (artikel 41 lid 2 eIDAS-verordening). Het vermoeden gaat niet verder dan die twee dingen. In Nederland waardeert de rechter het bewijs vrij (artikel 152 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering).

Wat een dossier vastlegt:

• dat de beelden in deze vorm en volgorde bestonden vóór het moment van de tijdstempel;
• dat EverStamp geen opname heeft ondertekend vóór het tijdanker dat zij draagt, voor zover dat tijdanker te controleren is. Een tijdanker is een willekeurig getal dat op een vast moment openbaar wordt; niemand kon het van tevoren weten. Bij een foto staat het tijdanker in de herkomstgegevens die EverStamp na het toestel ondertekent; bij een video staat het in wat het toestel zelf ondertekent (het punt bij een video, hieronder). Met onze app op een toestel dat niet is opengebroken (gejailbreakt of geroot), is de foto dan ook na dat moment gemaakt;
• dat een wijziging daarna aan de beelden of aan hun volgorde opvalt;
• dat de foto’s zijn ondertekend met een sleutel die volgens Apple of Google in de beveiligde hardware van een echt toestel voor onze app is gemaakt. Dat is een verklaring van Apple of Google, geen vaststelling van ons;
• bij een video: dat de beelden en het geluid in deze vorm bestonden vóór de eigen tijdstempel van die video, dat de fragmenten van die video, in deze volgorde, onder de handtekening van het toestel vallen, dat het toestel de video niet heeft ondertekend vóór het tijdanker dat zij draagt, en dat een wijziging daarna opvalt; met onze app op een toestel dat niet is opengebroken, is de video dan ook na dat moment opgenomen;
• bij een dossier dat ons register bevestigt: dat EverStamp het dossier heeft geregistreerd. Zonder die bevestiging geeft de controlepagina nooit een groen oordeel.

Wat een dossier niet vastlegt:

• wat er op een foto te zien is, of dat klopt; een foto van een scherm blijft een foto;
• wat er op een video te zien of te horen is, of dat klopt;
• de tijd op de stempelbalk: die komt van de klok van het toestel, zoals het toestel die opgeeft; de tijd die telt is die van de tijdstempel;
• de plaats op de stempelbalk: dat is wat het toestel meldt;
• wie het toestel gebruikte;
• of het toestel was opengebroken (jailbreak of root); de verklaring van Apple of Google kan ook op zo’n toestel slagen, en op zo’n toestel kan een ouder beeld als nieuwe opname worden aangeboden;
• welke dossiers er niet zijn getoond;
• zonder die bevestiging door het register: of EverStamp het dossier heeft geregistreerd.

De tijdstempel wordt afgegeven door de tijdstempeldienst, niet door ons. Voor de tijdstempel zelf is die dienst aansprakelijk op de voet van artikel 13 eIDAS-verordening.

Ook zonder netwerk ondertekent het toestel elke opname meteen met zijn eigen sleutel in de beveiligde hardware. Twee dingen hebben verbinding nodig: de handtekening waarmee EverStamp de herkomstgegevens ondertekent (volgens de open standaard C2PA), en de tijdstempel. Die volgen zodra er verbinding is of de tijdstempeldienst weer beschikbaar is. De tijd van de tijdstempel ligt dan later dan de opname; het dossier toont het venster tussen het tijdanker en de stempel, met de tijd die de klok van het toestel opgaf, en een foto die EverStamp later ondertekende, staat zo aangegeven.

Het openbare logboek bevat per dossier alleen: de vingerafdruk (hash) van het dossier, het volgnummer en het tijdstip van de tijdstempel, een kenmerk van het toestel en het kenmerk van het dossier. Nooit de foto’s of de positie. Het kenmerk van het toestel verschilt per dossier, zodat regels van hetzelfde toestel niet aan elkaar te koppelen zijn; regels van vóór 29 september 2026 bevatten het vaste kenmerk van het toestel.

Het register bewaart daarnaast wat nodig is om de dienst te leveren, zoals de privacyverklaring beschrijft: onder meer de sleutel van een toestel en de attestatie (de verklaring van Apple of Google over die sleutel), per foto de vingerafdruk die wordt ondertekend, bij Plus een vingerafdruk van het abonnement en het verbruik, en bij een dossier van een organisatie de naam, de checklist en de ingevulde velden, alleen voor die organisatie.

Regels in het openbare logboek bewaren wij onbeperkt; zo kan het register een dossier ook later bevestigen, en kan iedereen nagaan dat een periode niet is veranderd. Namen en dossiergegevens van een organisatie wissen wij wanneer de organisatie wordt opgeheven. Alleen de naam van de organisatie blijft dan nog veertien dagen staan bij een ingetrokken koppeling van een telefoon (verwerkersovereenkomst, artikel 11). De privacyverklaring legt uit wat dat voor rechten betekent.

De controlepagina is vrij te gebruiken, zonder account. Geautomatiseerd gebruik dat de dienst voor anderen belemmert, mogen wij beperken.

Foto’s en video’s blijven op het toestel van de gebruiker, op drie gevallen na: (a) een deellink die de gebruiker maakt, of die de app van een gast direct na het aanleveren vanzelf maakt als ontvangstbewijs (met de sleutel alleen in de link), (b) foto’s en video’s die worden aangeleverd op verzoek van een organisatie, (c) dossiers die een organisatie bij ons laat bewaren. In die gevallen bewaren wij een versleutelde kopie.

Een deellink blijft beschikbaar tot hij verloopt of wordt ingetrokken. Hoe lang een link geldig is, en hoeveel ruimte de open deellinks van een gebruiker samen mogen innemen, hangt af van het pakket en staat in de app en op de prijspagina. Na het verlopen of intrekken verwijderen wij de kopie; back-ups verdwijnen uiterlijk 17 dagen later.

Bij een gewone deellink zit de sleutel alleen in de link zelf; wij kunnen de inhoud niet lezen. Bij een levering aan een organisatie of bewaring bij ons houden wij de sleutel in beheer. Via het dashboard of de API openen wij zo’n dossier alleen op verzoek van die organisatie: een ingelogde eigenaar of beheerder, of een API-sleutel van die organisatie; niet voor een veldwerker of lezer. Elke opening via het dashboard of de API komt in het auditlog van die organisatie. Bekijkt iemand in de galerij een bladzijde met kleine voorbeeldbeelden, dan komt dat als één regel in het auditlog, met de dossiers van die bladzijde erbij; opent iemand de originelen, dan komt er één regel per dossier. Omdat wij de sleutel beheren, kunnen wij zo’n dossier technisch ook buiten het dashboard om openen, en dan zonder regel in dat auditlog; dat doen wij alleen op schriftelijk verzoek van een eigenaar van die organisatie, nadat wij zijn identiteit hebben gecontroleerd, of als een bevoegde rechter of autoriteit ons daartoe met een bevel of vordering op grond van de wet verplicht. Wij toetsen zo’n bevel of vordering, verstrekken niet meer dan wat wordt gevorderd, en melden het de organisatie vooraf of zo snel als dat mag, tenzij de wet die melding verbiedt. Van elke opening buiten het dashboard om houden wij een overzicht bij: wie haar deed, wanneer, welk dossier, en op welk verzoek, welk bevel of welke vordering. De organisatie krijgt op verzoek de regels die haar dossiers betreffen, voor zover de wet dat toestaat.

Wie een deellink deelt, bepaalt zelf wie hem krijgt. Wie de link heeft, kan het dossier openen.

Het is niet toegestaan EverStamp te gebruiken:

• voor inhoud of handelingen die in strijd zijn met de wet, waaronder illegale inhoud in de zin van artikel 3 onder h van de Digital Services Act;
• om mensen te fotograferen of te filmen, of hun beeld of stem te verspreiden, zonder dat de wet dat toestaat; wie voor een bedrijf of organisatie werkt, zorgt zelf voor een grondslag onder de AVG (een wettelijke reden om persoonsgegevens te verwerken) en respecteert het portretrecht;
• om een dossier te vervalsen, te laten lijken op iets wat het niet vastlegt, of een ander te misleiden over wat een dossier vastlegt (artikel 4);
• om de app, het register, de controlepagina of de API te verstoren of te overbelasten, om er gegevens van anderen mee in te zien, of om ze zonder toestemming te onderzoeken; alleen voor dat laatste geldt een uitzondering, binnen de regels van everstamp.app/security voor wie te goeder trouw een kwetsbaarheid meldt;
• om de toestelcontrole (App Attest op de iPhone, Android Key Attestation op Android) te omzeilen.

Onderzoekers die te goeder trouw een kwetsbaarheid onderzoeken en melden volgens everstamp.app/security, spreken wij daar niet juridisch op aan. Te goeder trouw betekent in elk geval: zonder de dienst te verstoren of te overbelasten en zonder gegevens van anderen in te zien. De toezegging op everstamp.app/security geldt op dezelfde manier.

Wie meent dat een deellink of een bewaard dossier illegale inhoud bevat, of dat EverStamp wordt misbruikt, meldt dat via security@everstamp.app, en noemt: de reden, de link of het kenmerk van het dossier, naam en e-mailadres (behalve bij bepaalde strafbare feiten), en een verklaring te goeder trouw. Ook een melding van wie herkenbaar op een opname staat en daar bezwaar tegen heeft, telt als melding. Wij bevestigen de ontvangst en laten weten wat wij besloten. Een melding die bij info@everstamp.app binnenkomt, behandelen wij op dezelfde manier.

Een melding is voor ons geen reden om versleutelde inhoud te openen: een gewone deellink kunnen wij niet lezen, en een levering of een bewaard dossier openen wij alleen zoals artikel 6.3 beschrijft. Na een melding kunnen wij een deellink blokkeren of verwijderen, en bij herhaald misbruik de toegang tot deellinks of het dashboard beperken. Wij doen dat zorgvuldig, objectief en evenredig, en motiveren een maatregel als wij de betrokkene kunnen bereiken.

Blijkt uit een melding een vermoeden van een strafbaar feit dat het leven of de veiligheid van mensen bedreigt, dan melden wij dat aan de bevoegde autoriteiten.

Klachten over EverStamp: info@everstamp.app. Wij antwoorden binnen 3 werkdagen, bij dringende zaken binnen 24 uur. Consumenten kunnen daarnaast naar de bevoegde rechter, en voor aankopen via de winkels ook bij Apple of Google terecht.

De app, de controlepagina, het dashboard, de software en de merken zijn van ons of onze licentiegevers.

De opnames en dossiers zijn van de gebruiker, of van de organisatie waarvoor hij werkt. Wij krijgen alleen het recht dat nodig is om de dienst te leveren: een deellink bewaren en tonen, een levering bij de organisatie afgeven, een dossier bewaren.

Hoe wij met persoonsgegevens omgaan, staat in de privacyverklaring op everstamp.app/nl/privacy. De privacyverklaring is informatie en geen deel van deze voorwaarden. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor deellinks, het register (behalve wat het voor een organisatie bewaart, artikel 5.2 en 10.2), het openbare logboek, Plus, het inlogaccount op het dashboard (e-mailadres, inlogmethode, sessies, laatste inlog en tweestapsverificatie) en de betalingen. Dat geldt ook voor wat nodig is voor de beveiliging van de dienst en het voorkomen van misbruik, met de toegangslogs en het systeemjournaal die daarbij horen: dat doen wij als aanbieder uit eigen verantwoordelijkheid, niet op instructie van een organisatie.

Voor wat wij namens een organisatie verwerken (leveringen, bewaarde dossiers, gegevens van gasten, het lidmaatschap en de rol van leden, het auditlog van de organisatie, en de naam, de checklist en de velden van haar dossiers in het register) zijn wij verwerker en geldt de verwerkersovereenkomst (bijlage 1, artikel 34).

Wij doen ons best EverStamp beschikbaar te houden, maar beloven geen ononderbroken werking. Onderhoud kondigen wij waar mogelijk vooraf aan.

EverStamp hangt ook af van diensten van anderen: de tijdstempeldienst, Apple en Google (toestelcontrole en aankopen), en de netwerken van de gebruiker. Werken die niet, dan kan een tijdstempel later komen (artikel 4.6).

Wij leveren updates van de app, waaronder beveiligingsupdates, zo lang als redelijkerwijs verwacht mag worden. Wie een update niet installeert, draagt de gevolgen daarvan als wij hem daarover hebben ingelicht.

Wij zijn niet aansprakelijk voor wat een ontvanger, verzekeraar of rechter met een dossier doet of vindt, en niet voor de inhoud van foto’s.

Wij zijn niet aansprakelijk voor schade doordat diensten van anderen niet of later beschikbaar zijn (artikel 11.2), voor zover wij daar geen invloed op hebben.

De beperkingen in deze voorwaarden gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze bedrijfsleiding, en niet voor zover dwingend recht dat verbiedt. Voor consumenten geldt daarnaast artikel 23, voor organisaties artikel 36.

Op deze voorwaarden en elke overeenkomst met ons is Nederlands recht van toepassing. Een consument houdt de bescherming van de dwingende regels van het land waar hij woont.

Geschillen met een organisatie beslecht de Rechtbank Gelderland. Een consument kan altijd naar de rechter van zijn eigen woonplaats; wij spreken een consument alleen daar aan.

Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de andere gelden en vervangen wij haar door een bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling komt en wel geldig is.

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen als daar een goede reden voor is: een wijziging van de wet of van de uitleg ervan, de veiligheid van de dienst, een wijziging bij Apple, Google, de tijdstempeldienst of een andere leverancier, een wijziging van de dienst (artikel 21), een wijziging van de kosten die leveranciers ons rekenen voor de dienst, of het verduidelijken of verbeteren van de tekst. Elke versie staat op de site, met de datum waarop zij ingaat; de app linkt naar de voorwaarden. Wij onderscheiden twee soorten wijzigingen:

• Een kleine wijziging is een wijziging die niet in het nadeel is van de gebruiker of de organisatie: een verduidelijking, het rechtzetten van een fout, een wijziging in hun voordeel, of een aanpassing die de wet vraagt. Die gaat in op de dag dat zij op de site staat, en het dashboard toont een melding.
• Een wezenlijke wijziging: elke andere wijziging, en in elk geval een wijziging van een prijs (behalve een indexering volgens artikel 31.4), van wat de dienst doet, van wat de gebruiker of de organisatie moet doen, of van een bewaartermijn die deze voorwaarden noemen. Die kondigen wij minstens 30 dagen vooraf aan: op de site, in het dashboard, en per e-mail aan de eigenaren van elke organisatie, met een link naar de pdf van de nieuwe tekst, op een adres dat niet verandert. Die mail is een dienstbericht en komt ook als iemand geen productnieuws ontvangt. Gebruikers van de app vanaf versie 1.1 zien een wezenlijke wijziging ook in de app: zodra de app daarna verbinding heeft met ons register, in de regel bij de eerstvolgende start, meldt de app de nieuwe voorwaarden, met de ingangsdatum en de pdf om te lezen en op te slaan. Wie de wijziging niet wil, mag de overeenkomst kosteloos beëindigen vóór de dag dat zij ingaat (zie ook artikel 21).

Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands en het Engels. Bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor, behalve tegenover een consument voor wie de Engelse gunstiger is.

Wij geven de gebruiker een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de app te gebruiken op toestellen die hij bezit of beheert, volgens deze voorwaarden en de regels van de winkel.

iPhone. Op de app uit de App Store is ook de standaardlicentieovereenkomst van Apple (Licensed Application End User License Agreement, https://www.apple.com/legal/internet-services/itunes/dev/stdeula/) van toepassing. Deze voorwaarden vullen die aan. De overeenkomst is gesloten tussen de gebruiker en ons, niet met Apple; Apple is niet verantwoordelijk voor de app, het onderhoud of de support; aanspraken over de app richt de gebruiker tot ons; Apple en haar dochterondernemingen zijn derde-begunstigden van deze voorwaarden en mogen ze tegenover de gebruiker inroepen.

Android. Voor de app uit Google Play geldt deze licentie; de Google Play-voorwaarden gaan voor, voor zover zij dat bepalen.

De app is voor wie 16 jaar of ouder is. Voor een gast geldt artikel 25.

Plus en dossiers koop je in de app via de App Store of Google Play. De winkel handelt de betaling, de btw, de verlenging, het opzeggen en een terugbetaling af, volgens haar eigen voorwaarden. Wie in de Europese Unie via de App Store koopt, koopt bij Apple Distribution International Ltd.; via Google Play bij Google Commerce Limited. Wat Plus geeft, hoe lang het loopt en hoe het verlengt, is onze verantwoordelijkheid en staat in artikel 18.

De prijs is de prijs die de winkel bij de aankoop toont.

Plus is een abonnement per maand of per jaar. Plus geeft: tien dossiers per maand; de handtekening van de klant op het scherm, in een checklist die daarom vraagt; een back-up naar een eigen cloudmap; een eigen logo op het rapport; deellinks met wachtwoord, met de termijnen die de app en de prijspagina tonen; en vanaf versie 1.2 van de app video om te proberen, met de hoeveelheid per kalendermaand die de app en de prijspagina tonen.

Het abonnement verlengt automatisch met dezelfde periode, tot de gebruiker het opzegt in de abonnementsinstellingen van de winkel. Na het opzeggen loopt het abonnement af aan het einde van de lopende periode.

Dossiers kopen kan op twee manieren. Wie Plus heeft, koopt er vijf bij (‘Vijf dossiers erbij’). Met Basis en met Plus koop je één dossier of drie dossiers (‘Dossiers kopen’). Eerst gaan de dossiers van het abonnement op, of bij Basis het gratis dossier; daarna de vijf die je erbij kocht, en daarna de losse dossiers. Het gratis dossier wordt alleen gebruikt als je geen lopend abonnement op Plus hebt.

Gekochte dossiers vervallen niet, ook niet als het abonnement eindigt. Na het einde van Plus blijven zij bruikbaar voor nieuwe dossiers. ‘Vijf dossiers erbij’ kopen kan alleen met Plus.

Gekochte dossiers zijn gekoppeld aan het abonnement of aan het account bij de winkel: het register houdt ze bij met een vingerafdruk daarvan, zoals de privacyverklaring beschrijft. De vijf die je erbij kocht, zijn gekoppeld aan het abonnement. Losse dossiers die je koopt terwijl Plus loopt, zijn gekoppeld aan het abonnement; andere aan het account bij de winkel. Op Android vind je tegoed van een afgelopen abonnement op Plus terug op het toestel waarop het liep. Op een ander toestel zet onze support het over, binnen drie werkdagen nadat je ons drie dingen hebt gestuurd: het bestelnummer van Google Play, de bon van de aankoop, en het kenmerk van het nieuwe toestel (in de app onder Dit toestel). Het tegoed staat daarna op het nieuwe toestel en niet meer op het oude. Installeer je de app opnieuw, dan telt ook dat als een ander toestel.

Plus Video is, vanaf versie 1.2 van de app, een niveau van Plus met meer video per kalendermaand; hoeveel, staat in de app en op de prijspagina. Het is een eigen abonnement in dezelfde abonnementsgroep bij de winkel: overstappen van Plus naar Plus Video gaat direct in, terug naar Plus bij de verlenging, zoals de winkel het uitvoert. Verder geldt voor Plus Video alles wat voor Plus geldt. Is de hoeveelheid video van de maand op, dan neemt de app geen video meer op. Wist de app dat nog niet, bijvoorbeeld zonder verbinding, dan neemt hij wel op, maar zet het register geen tijdstempel op die video. Heb je Plus en neem je binnen een uur na de opname Plus Video, dan kun je die ene video één keer alsnog laten stempelen; het venster tussen het tijdanker en de stempel van die video is dan langer. Lukt dat niet, of doe je het niet, dan blijft de video op je telefoon, buiten het dossier of in het dossier doorgehaald. De app probeert het nooit uit zichzelf opnieuw. Video’s blijven op je telefoon, zoals foto’s; alleen een deellink zet een versleutelde kopie tijdelijk bij ons, en de open deellinks van een abonnee mogen samen niet meer ruimte innemen dan de app en de prijspagina noemen.

Een consument kan een aankoop via de winkel binnen 14 dagen herroepen, via de winkel en volgens haar regels. Wij werken daar niet aan tegen.

Herroept een consument binnen de bedenktijd, dan vragen wij geen vergoeding voor het gebruik tot dat moment. In de instellingen van de app staat Aankoop herroepen; die optie brengt je naar de winkel waar je kocht.

Na een herroeping geven wij de gebruiker op verzoek zijn eigen dossiers terug, voor zover die bij ons staan. Dossiers op het toestel blijven daar.

Bij losse dossiers en bij ‘Vijf dossiers erbij’ vragen wij in de app vooraf je instemming met directe levering; volgens de wet vervalt het herroepingsrecht dan zodra ze zijn geleverd. Of de winkel toch terugbetaalt, beslist de winkel.

De app werkt zonder account. Dossiers staan op het toestel van de gebruiker. Wij kunnen ze niet terughalen of wissen.

Raakt een toestel zoek of wordt de app verwijderd zonder back-up, dan zijn de dossiers op dat toestel weg. Plus biedt een back-up naar een eigen cloudmap. Een aankoop herstel je via ‘Aankopen herstellen’ in de app.

Deze kenmerken (dossiers op het toestel, geen herstel door ons, deellinks met een beperkte geldigheid) zijn bewuste eigenschappen van de dienst.

Wij kunnen de app en de dienst tijdens een abonnement wijzigen als daar een goede reden voor is, zoals veiligheid, wetgeving, een wijziging bij Apple, Google of de tijdstempeldienst, of verbetering van de dienst. Een wijziging kost de gebruiker niets extra.

Heeft een wijziging meer dan geringe negatieve gevolgen voor de gebruiker, dan melden wij dat vooraf, en kan hij binnen 30 dagen na onze melding of, als dat later is, na de wijziging kosteloos opzeggen. De winkel betaalt dan het niet gebruikte deel terug volgens haar regels.

Wij kunnen deellinks blokkeren of de toegang tot het register voor een toestel intrekken bij: misbruik als bedoeld in artikel 7, een geldige melding als bedoeld in artikel 8, een toestel waarvan Apple of Google niet verklaart dat de sleutel in de beveiligde hardware van een echt toestel voor onze app is gemaakt (de attestatie: App Attest op de iPhone, Android Key Attestation op Android), of een aankoop die de winkel heeft teruggedraaid.

Wij doen dat evenredig en melden de reden als wij de gebruiker kunnen bereiken. Dossiers op het toestel blijven van de gebruiker.

Tegenover consumenten zijn wij aansprakelijk volgens de wet. De rechten van een consument als de dienst niet aan de overeenkomst voldoet, beperken wij niet.

Artikel 12.1 beschrijft wat buiten onze dienst ligt; dat is geen beperking van wettelijke rechten. Artikel 12.2 en de tweede zin van artikel 13 gelden niet tegenover een consument.

Een overeenkomst met een organisatie komt tot stand doordat iemand in het dashboard een organisatie aanmaakt en akkoord gaat met deze voorwaarden, of door een door beide partijen aanvaarde offerte. Wordt de overeenkomst per e-mail of op papier gesloten, dan sturen wij de voorwaarden als pdf mee.

Wie namens een organisatie handelt, verklaart daartoe bevoegd te zijn.

De organisatie wijst eigenaren en beheerders aan. Zij nodigen leden uit, beheren koppelcodes, checklists en instellingen, en zijn verantwoordelijk voor wat er onder de organisatie gebeurt. Een uitnodiging telt pas als lidmaatschap nadat de genodigde haar zelf aanvaardt.

Een koppelcode is persoonlijk en geheim. Een eigenaar of beheerder kan een code intrekken, een gekoppelde telefoon ontkoppelen of blokkeren, en een uitnodiging intrekken zolang die onbeantwoord is.

Een organisatie kan gasten om opnames vragen met een verzoek. De organisatie zorgt zelf voor een grondslag onder de AVG en informeert de gast, en wij tonen de gast de mededeling van artikel 25.

Verzoeken sturen is gratis; een beantwoord verzoek telt als een dossier.

Opnames die op een verzoek worden geleverd, bewaren wij voor de organisatie. Daarnaast kan een organisatie al haar dossiers bij ons laten bewaren; dat zit bij Business en Enterprise in het pakket, en een eigenaar of beheerder zet die bewaring aan. In beide gevallen blijven de dossiers bewaard zolang de overeenkomst loopt, tenzij de organisatie in het dashboard zelf een kortere bewaartermijn instelt; standaard staat er geen termijn, en er is geen termijn per pakket.

Wij bewaren versleuteld, met de sleutel bij ons in beheer, en openen alleen zoals artikel 6.3 beschrijft. Eindigt de overeenkomst, dan heeft de organisatie de 30 dagen van artikel 35.1 om haar dossiers op te halen, en daarna verwijderen wij ze. Trekt een eigenaar of beheerder een dossier eerder in, of wordt de organisatie opgeheven, dan verwijderen wij het op dat moment. Back-ups verdwijnen uiterlijk 17 dagen later.

Video’s van een organisatie bewaren wij zoals foto’s: zolang de overeenkomst loopt, met de opslag die bij de videomodule hoort en daarboven de prijs per 100 GB van artikel 31.5. Een organisatie kan voor video in het dashboard een eigen, kortere bewaartermijn instellen, los van die voor foto’s. Een maand voordat wij video’s volgens zo’n termijn verwijderen, mailen wij de eigenaren welke video’s wanneer weggaan, met uitleg hoe ze die eerst kunnen ophalen. Maakt de organisatie de termijn korter, en vallen er daardoor video’s meteen buiten, dan verwijderen wij die binnen een dag nadat een eigenaar of beheerder dat in het dashboard heeft bevestigd; de eigenaren krijgen daarvan een mail. Bij een termijn korter dan 37 dagen komt er geen mail vooraf; het dashboard zegt dat bij het instellen. Na het verwijderen blijven de gegevens over de video in het dossier staan en blijft het archief met de foto’s bewaard; de controlepagina zegt bij die video dat zij niet is meegeleverd en niet is gecontroleerd; het dossier krijgt op de controlepagina een kanttekening bij de video’s.

Een abonnement is altijd op te zeggen per het einde van een kalendermaand.

Een jaarabonnement betaal je vooraf. Zeg je het tussentijds op, dan eindigt het aan het einde van de lopende kalendermaand, en crediteren wij het deel van het betaalde bedrag dat naar rato bij de resterende hele maanden hoort. Zijn er meer dossiers gebruikt dan het pakket naar rato voor de verstreken maanden geeft, dan verrekenen wij het verschil tegen de prijs per extra dossier (artikel 31.2).

Een eigenaar zegt op in het dashboard of per e-mail aan info@everstamp.app. Waar dat in het dashboard staat, zegt de handleiding in het dashboard. De opzegging van een abonnement per maand kan een eigenaar intrekken tot het abonnement is geëindigd; het loopt dan gewoon door. Bij een jaar kan dat niet, omdat het deel voor de resterende maanden dan al is verrekend.

Bij een offerte, voor Business of Enterprise: looptijd en opzegging zoals in de offerte. Zegt een offerte daar niets over, dan gelden 30.1 tot en met 30.3.

Een abonnement op Business verlengt automatisch met dezelfde periode, een maand of een jaar, tot de organisatie het opzegt zoals artikel 30.1 tot 30.3 beschrijven.

Business Start sluit een organisatie zelf af in het dashboard, tegen de prijs die het dashboard bij het afsluiten noemt; het dashboard toont die prijs ook bij het aanmaken van de organisatie. Business op offerte en Enterprise sluit zij af met een offerte. Een aanvaarde offerte vervangt voor die organisatie de prijzen uit het dashboard, vanaf de datum in de offerte. Alle prijzen zijn exclusief btw. Business Start en Business op offerte betaal je vooraf, per maand, of per jaar met de korting die het dashboard of de offerte noemt, via de betaaldienst in het dashboard; Enterprise betaalt zoals in de offerte. Bij elke betaling via de betaaldienst hoort een factuur, die al als betaald is aangemerkt. Business is de eerste 14 dagen gratis te proberen, met het aantal dossiers dat de prijspagina noemt en zonder betaalgegevens; wat de proef omvat en wat er daarna zonder betaling nog werkt, staat op de prijspagina. De proef loopt af na 14 dagen of na het aantal dossiers dat de prijspagina noemt, wat het eerst komt. Business afnemen kan een bedrijf dat in de Europese Unie is gevestigd; buiten Nederland is daarvoor een geldig btw-nummer nodig, dat wij controleren in VIES (het systeem van de Europese Commissie voor btw-nummers in de EU). Proberen kan in elk land dat het dashboard bij het aanmaken aanbiedt. Loopt de proef af zonder dat de organisatie Business Start afsluit of een offerte aanvaardt, dan eindigt de overeenkomst op dat moment: de organisatie heeft vanaf dan de 30 dagen van artikel 35.1 om haar gegevens op te halen, en daarna verwijderen wij ze, zoals bij opzeggen. Sluit de organisatie binnen die 30 dagen alsnog Business Start af, of aanvaardt zij een offerte, dan loopt de overeenkomst door en blijft alles staan. Wij mailen de eigenaren bij het einde van de proef en een week voordat wij verwijderen.

Het aantal dossiers per pakket is een zacht plafond: wij weigeren niets omdat een teller vol is, en verrekenen de overschrijding achteraf tegen de prijs per extra dossier die het dashboard bij het afsluiten noemt, of die de offerte noemt. Bij een jaarabonnement tellen de dossiers over het hele jaar. Wij laten de eigenaar weten wanneer de bundel voor 80% en voor 100% is gebruikt, voordat wij een overschrijding verrekenen, zodat een nabetaling niet als verrassing komt. Er is geen maximum aan leden en geen prijs per lid.

Mislukt een betaling via de betaaldienst, dan melden wij dat en probeert de betaaldienst het opnieuw. Is een betaling meer dan 14 dagen te laat, dan mogen wij de dienst opschorten zoals artikel 32 beschrijft. Over een te late betaling is de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a BW).

Wij kunnen prijzen wijzigen met ingang van een nieuwe periode. Noemt een offerte iets over prijswijzigingen, dan gaat dat voor; noemt zij niets, dan geldt dit artikel. Een prijswijziging is een wezenlijke wijziging (artikel 14.4): wij kondigen haar minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de eigenaren aan, en een organisatie die dat niet wil, kan kosteloos opzeggen vóór de dag dat de nieuwe prijs ingaat. De enige uitzondering is een indexering. Hooguit één keer per twaalf maanden kunnen wij de prijzen verhogen met ten hoogste de inflatie: de jaarmutatie van de consumentenprijsindex (CPI), alle bestedingen, van het Centraal Bureau voor de Statistiek, over de laatste maand waarvan het cijfer is gepubliceerd op de dag dat wij de indexering aankondigen. Vervangt het CBS de reeks, dan geldt de reeks die ervoor in de plaats komt. Een indexering geldt niet als een wezenlijke wijziging en geeft geen recht op kosteloze opzegging; wij kondigen haar minstens 30 dagen vooraf aan, met het cijfer en de maand erbij. Een consument kan ook dan altijd kosteloos opzeggen vóór de dag dat de nieuwe prijs ingaat, zoals bij elke wezenlijke wijziging (artikel 14.4).

Video bij Business, in vier delen:

• (a) Aanzetten en prijs. Een eigenaar zet de videomodule in het dashboard aan of uit; dan hebben alle leden video vanaf versie 1.2 van de app, en kan een verzoek video toestaan. Bij Business Start zit de module in de prijs: 25 video’s per maand en 100 GB opslag voor video; daarboven rekenen wij per video en per begonnen 100 GB, zoals het dashboard noemt. Bij Business op offerte en bij Enterprise heeft de module de prijs en de hoeveelheden die de offerte noemt.
• (b) Wat meetelt. De hoeveelheid opslag telt alleen video, ook video in leveringen en in deellinks, en geen foto’s. Video’s die een gast voor een verzoek van de organisatie opneemt, tellen mee, net als dossiers op verzoek.
• (c) Verrekening. Boven het aantal video’s en boven de opslag verrekenen wij achteraf per kalendermaand tegen de prijs per extra video en per begonnen 100 GB extra opslag die het dashboard of de offerte noemt, zoals bij artikel 31.2: wij weigeren geen video omdat een teller vol is. De opslag meten wij als de hoogste stand op een dag in die kalendermaand. Heeft de module een eigen prijs, dan loopt zij gelijk met het abonnement: per maand, of per jaar vooraf met dezelfde korting; wie hem midden in een jaar aanzet, betaalt naar rato tot het einde van dat jaar, en wie hem uitzet, betaalt tot het einde van de lopende periode. Zegt de organisatie een abonnement per jaar op, dan verrekenen wij de module voor de resterende maanden op dezelfde manier als het abonnement zelf (artikel 30.2). In de proef is video uit te proberen tot de hoeveelheid die de prijspagina noemt; een eigenaar zet video daarvoor aan in het dashboard, zonder kosten.
• (d) Uitzetten: bewaren of ophalen. Zet de organisatie de module uit, dan komen er geen nieuwe video’s bij. Voor de video’s die bij ons staan, kiest de eigenaar bij het uitzetten tussen bewaren en ophalen. Bewaren kost de prijs per 100 GB per maand, vanaf de eerste GB en zolang het abonnement loopt, achteraf per kalendermaand en per begonnen 100 GB, zoals boven de opslag van de module. Kiest de eigenaar voor ophalen, dan heeft de organisatie 30 dagen vanaf de dag dat de module uitgaat om de video’s op te halen; daarna verwijderen wij alle videobestanden van de organisatie, ook die in leveringen en in open deellinks, zoals artikel 29.3 beschrijft. Een deellink houdt dan zijn foto’s, en de controlepagina zegt bij de video dat zij niet is meegeleverd. Kiest de eigenaar niets, dan geldt ophalen, en wij mailen de eigenaren bij het uitzetten en voordat wij verwijderen. Gaat de organisatie naar een kleinere bundel, dan verwijderen wij niets; boven de nieuwe hoeveelheid opslag geldt de prijs per 100 GB vanaf de volgende factuur, en het dashboard toont dat vóór de wissel.

API-sleutels en webhooks horen bij Business op offerte, als de offerte ze noemt, en bij Enterprise. In de proef zijn ze er niet. De gekwalificeerde tijdstempel per foto hoort alleen bij Enterprise, als de offerte hem noemt; de kosten staan in de offerte.

Wij mogen de dienst voor een organisatie opschorten na een schriftelijke aanmaning bij een betalingsachterstand van meer dan 14 dagen, of direct bij ernstig misbruik als bedoeld in artikel 7.

Beide partijen mogen de overeenkomst beëindigen als de ander een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat niet binnen 30 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling herstelt, of bij faillissement of surseance.

Bij opschorting blijven dossiers op de toestellen van de gebruikers, en blijven het register en de controlepagina werken.

Voor Business geldt artikel 11: een inspanningsverplichting, dat wil zeggen dat wij ons best doen maar geen bepaald resultaat beloven. Support via het dashboard en via support@everstamp.app, op werkdagen.

Voor Enterprise kunnen afspraken over het serviceniveau in de offerte staan, met beschikbaarheid, onderhoudsvensters, reactietijden en eventuele kortingen als die afspraken niet worden gehaald (servicecredits).

Voor persoonsgegevens die wij namens een organisatie verwerken, geldt de verwerkersovereenkomst (bijlage 1); zij volgt artikel 28 lid 3 AVG. Voor Business wordt zij met deze voorwaarden elektronisch aanvaard (artikel 28 lid 9 AVG). Voor Enterprise wordt dezelfde tekst ondertekend, met haar bijlage B ingevuld, en komen er materiaal voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een vaste contactpersoon bij.

De subverwerkers staan op everstamp.app/security. Een nieuwe subverwerker, of een wezenlijke wijziging in wat een subverwerker doet, melden wij minstens 30 dagen vooraf; een organisatie kan daartegen bezwaar maken. Wordt het bezwaar niet opgelost, dan kan zij kosteloos opzeggen.

Een wijziging van de verwerkersovereenkomst volgt artikel 14.4. Een wijziging die de bescherming van persoonsgegevens vermindert, is altijd een wezenlijke wijziging. De tekst die een organisatie met Enterprise heeft ondertekend, verandert alleen met instemming van beide partijen.

Eindigt de overeenkomst, dan heeft een organisatie minstens 30 dagen om haar gegevens op te halen. De gegevens in het dashboard exporteert een eigenaar of beheerder daar in één keer, als json en csv; de foto’s zitten daar niet bij. De archieven van bewaarde dossiers, met de foto’s en de video’s, haalt hij daar in één keer op. De archieven van leveringen haalt hij per verzoek op, in het dashboard of via de API. Hoe dat gaat, staat in de handleiding in het dashboard. Daarna verwijderen wij alles, met uitzondering van de regels in het openbare logboek (artikel 5.3) en wat de wet ons verplicht te bewaren (artikel 35.2).

Heft een organisatie zichzelf op in het dashboard, dan wissen wij direct wat wij voor haar bewaren, of ontdoen wij het van namen en contactgegevens. Daarvan zijn uitgezonderd: de regels in het openbare logboek, de naam in een ingetrokken koppeling van een telefoon die nog veertien dagen blijft (allebei artikel 5.3), en wat de wet ons verplicht te bewaren, zoals betalingen en facturen, die zeven jaar bewaard blijven. Back-ups verdwijnen uiterlijk 17 dagen later, zoals de privacyverklaring en /security beschrijven. Exporteer dus eerst.

Wil een organisatie overstappen naar een andere dienst of naar eigen systemen, dan werken wij daaraan mee, in lijn met de Data Act (Verordening (EU) 2023/2854, artikel 25):

• (a) De organisatie laat ons bij het opzeggen weten wat zij kiest: overstappen naar een andere dienst, en welke; overstappen naar eigen systemen; of haar gegevens laten wissen.
• (b) Over te dragen is alles wat de organisatie kan exporteren: de gegevens van de organisatie en haar leden, het auditlog, de koppelingen van telefoons, opdrachten, verzoeken, dossiers met hun naam, checklist en velden, projecten, labels, eigen checklists, webhooks, deellinks en leveringen, het abonnement en het verbruik, als json en csv; en van elk bewaard dossier en elke levering het archief zoals de app het maakte, met het dossier, de foto’s, de video’s en het rapport.
• (c) Niet over te dragen is wat bij de werking van onze dienst hoort: sleutels en geheimen (de sleutels in de kluis van het register, API-sleutels en de geheimen van webhooks), de toegangslogs en het systeemjournaal, en de back-ups. De regels in het openbare logboek zijn openbaar en blijven staan (artikel 5.3).
• (d) De opzegtermijn om over te stappen is nooit langer dan twee maanden. Een abonnement op Business eindigt aan het einde van de lopende kalendermaand (artikel 30.1); bij Enterprise noemt de offerte de termijn.
• (e) Na de opzegtermijn volgt een overgangsperiode van hoogstens 30 dagen. In die periode blijft de overeenkomst gelden en blijft de dienst werken, helpen wij de organisatie en wie zij daarvoor aanwijst redelijkerwijs bij het overstappen, houden wij de beveiliging op hetzelfde peil, en melden wij het als wij een risico voor de continuïteit kennen. De overgangsperiode eindigt eerder zodra de organisatie ons laat weten dat het overstappen klaar is. Voor die 30 dagen rekenen wij geen abonnement; dossiers die de organisatie in die periode vastlegt, tellen mee in de bundel van de laatste maand en worden daarboven verrekend volgens artikel 31.2. De organisatie kan de overgangsperiode één keer verlengen; voor de tijd na de eerste 30 dagen geldt dan de prijs van haar bundel, naar rato. Is 30 dagen technisch niet haalbaar, dan melden wij dat binnen 14 werkdagen na het verzoek, met de reden en een andere termijn van hoogstens zeven maanden.
• (f) De overeenkomst eindigt als het overstappen klaar is, en uiterlijk aan het einde van de overgangsperiode. Wil de organisatie niet overstappen maar haar gegevens laten wissen, dan eindigt zij aan het einde van de opzegtermijn. Wij laten de organisatie weten dat de overeenkomst is geëindigd.
• (g) Na het einde heeft de organisatie de 30 dagen van artikel 35.1 om haar gegevens op te halen. Daarna verwijderen wij ze volledig, zoals artikel 35.1 en 35.2 zeggen.
• (h) Overstappen kost niets: wij rekenen geen overstapkosten.

De 30 dagen van artikel 35.1 gelden ook na een proef.

Onze totale aansprakelijkheid tegenover een organisatie is beperkt tot het bedrag dat de organisatie ons in de twaalf maanden voor de gebeurtenis heeft betaald. Deze beperking geldt ook voor onze aansprakelijkheid bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens (een datalek), met de uitzondering van artikel 36.3; een organisatie met een Enterprise-overeenkomst kan hierover een aparte regeling afspreken.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, en schade doordat een ontvanger of rechter een dossier anders waardeert dan de organisatie verwachtte. Verlies van bewaarde dossiers of leveringen door een tekortkoming van ons sluiten wij niet uit; het valt onder het maximum van artikel 36.1.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze bedrijfsleiding.

Een vordering vervalt als de organisatie haar niet binnen twaalf maanden na het ontdekken van de schade schriftelijk bij ons meldt.