Voorwaarden

EverStamp is een dienst van Digital Sandbox B.V., Waalstraat 2, 8052 AE Hattem, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42124304, btw-nummer NL869836109B01 (‘wij’, ‘EverStamp’).

Contact: info@everstamp.app. Telefoon: 06 21 52 00 00, op werkdagen. Voor privacy: privacy@everstamp.app. Voor het melden van een kwetsbaarheid of van misbruik: security@everstamp.app; zie ook everstamp.app/security. Per post: Waalstraat 2, 8052 AE Hattem.

Autoriteiten en gebruikers bereiken ons voor meldingen onder de Digital Services Act via dezelfde adressen, in het Nederlands of het Engels.

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van EverStamp: de app, de controlepagina, deellinks, het dashboard en de API.

Wie de app via de App Store of Google Play haalt of Plus daar koopt, heeft daarnaast te maken met de voorwaarden van Apple of Google (artikel 16). Bij een organisatie gelden daarnaast een offerte, als die er is (artikel 26.1), en de verwerkersovereenkomst (bijlage 1, artikel 34).

Bij strijd gaat voor: (a) dwingend recht, (b) de verwerkersovereenkomst (bijlage 1), voor zover het om persoonsgegevens gaat, (c) een door beide partijen aanvaarde offerte, (d) deze voorwaarden. De voorwaarden van Apple en Google gaan voor zover zij dat zelf bepalen.

Algemene voorwaarden van een organisatie, waaronder inkoopvoorwaarden, wijzen wij uitdrukkelijk van de hand. Zij gelden alleen als wij ze schriftelijk aanvaarden.

De voorwaarden staan op everstamp.app/nl/voorwaarden en everstamp.app/terms, ook als pdf om op te slaan. Wij sturen ze op verzoek kosteloos toe.

Een overeenkomst met ons komt langs elektronische weg tot stand. (a) Met een gebruiker van de app komt zij tot stand door de app te gebruiken, en een aankoop door haar in de winkel te bevestigen; met een organisatie zoals artikel 26.1 zegt. (b) De voorwaarden staan op de site, ook als pdf om op te slaan (artikel 3.5). Van een organisatie leggen wij vast welke tekst zij heeft aanvaard, met de stand van de verwerkersovereenkomst erbij, wie dat deed en wanneer. (c) Tot het bevestigen kan wie een organisatie aanmaakt de ingevulde gegevens nalezen en wijzigen; daarna kan een eigenaar ze wijzigen in het dashboard. Een aankoop in de app bevestigt de gebruiker in het scherm van de winkel, waar hij haar ook kan afbreken. (d) De overeenkomst kan in het Nederlands en in het Engels worden gesloten (artikel 14.5). (e) Wij hebben ons niet aan een gedragscode onderworpen. (f) Wie een organisatie aanmaakt, krijgt een bevestiging per e-mail, met het moment, de stand van de voorwaarden die hij aanvaardde en een link naar die tekst.

EverStamp is een hulpmiddel om vast te leggen wat iemand fotografeerde en wanneer, op een manier die een ander zelf kan controleren. Wat een dossier waard is in een geschil, beslist de ontvanger, een verzekeraar of een rechter. Niet wij.

Een gekwalificeerde tijdstempel geniet in de Europese Unie het vermoeden van de juistheid van de datum en tijd die hij aangeeft, en van de integriteit van de gegevens waaraan die datum en tijd zijn verbonden (artikel 41 lid 2 eIDAS-verordening). Het vermoeden gaat niet verder dan die twee dingen. In Nederland waardeert de rechter het bewijs vrij (artikel 152 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering).

Wat een dossier vastlegt:

• dat de foto’s in deze vorm bestonden vóór het moment van de tijdstempel;
• dat elke wijziging daarna opvalt, ook in de volgorde van de foto’s;
• bij een dossier dat ons register bij de controle bevestigt: dat de foto’s zijn ondertekend met de sleutel van het genoemde toestel, en dat Apple of Google heeft verklaard dat die sleutel is gemaakt door onze app op een echt toestel. Dat is een verklaring van Apple of Google, geen vaststelling van ons.

Wat een dossier niet vastlegt:

• wat er op een foto te zien is, of dat klopt; een foto van een scherm blijft een foto;
• de tijd op de stempelbalk: dat is de klok van het toestel, een opgave; de tijd die telt is die van de tijdstempel;
• de plaats op de stempelbalk: dat is wat het toestel meldt;
• wie het toestel gebruikte;
• zonder die bevestiging door het register: of het dossier met onze app is gemaakt.

De tijdstempel wordt afgegeven door de tijdstempeldienst, niet door ons. Voor de tijdstempel zelf is die dienst aansprakelijk op de voet van artikel 13 eIDAS-verordening.

Ook zonder netwerk tekent het toestel elke opname meteen met zijn eigen sleutel in de beveiligde hardware. Wat verbinding nodig heeft, de C2PA-handtekening van onze dienst en de tijdstempel, volgt zodra er verbinding is of de tijdstempeldienst weer beschikbaar is. De tijd van de tijdstempel ligt dan later dan de opname; het dossier toont het venster tussen opname en stempel, en een later gesigneerde foto is als zodanig gemarkeerd.

Het openbare logboek bevat per dossier alleen: de vingerafdruk (hash) van het dossier, het volgnummer en het tijdstip van de tijdstempel, een kenmerk van het toestel en het kenmerk van het dossier. Nooit de foto’s of de positie. Het kenmerk van het toestel verschilt per dossier, zodat regels van hetzelfde toestel niet aan elkaar te koppelen zijn; regels van vóór 29 september 2026 dragen het vaste kenmerk van het toestel.

Het register bewaart daarnaast wat nodig is om de dienst te leveren, zoals de privacyverklaring beschrijft: onder meer de sleutel en de attestatie van een toestel, per foto de vingerafdruk die wordt gesigneerd, bij Plus een vingerafdruk van het abonnement en het verbruik, en bij een dossier van een organisatie de naam, de checklist en de ingevulde velden, alleen voor die organisatie.

Regels in het openbare logboek blijven onbeperkt bestaan en kunnen niet worden verwijderd; zo blijft een dossier ook later controleerbaar. Namen en dossiergegevens van een organisatie wissen wij wanneer de organisatie wordt opgeheven, op de naam van de organisatie in een ingetrokken koppeling van een telefoon na, die nog veertien dagen blijft (verwerkersovereenkomst, artikel 11). De privacyverklaring legt uit wat dat voor rechten betekent.

De controlepagina is vrij te gebruiken, zonder account. Geautomatiseerd gebruik dat de dienst voor anderen belemmert, mogen wij beperken.

Foto’s blijven op het toestel van de gebruiker, op drie gevallen na: (a) een deellink die de gebruiker maakt, of die de app van een gast direct na het aanleveren vanzelf maakt als ontvangstbewijs (met de sleutel alleen in de link), (b) foto’s die worden aangeleverd op verzoek van een organisatie, (c) dossiers die een organisatie bij ons laat bewaren. In die gevallen bewaren wij een versleutelde kopie.

Een deellink blijft beschikbaar tot hij verloopt of wordt ingetrokken. Hoe lang een link geldig is, hangt af van het pakket en staat in de app en op de prijspagina. Na het verlopen of intrekken verwijderen wij de kopie; back-ups verdwijnen uiterlijk 17 dagen later.

Bij een gewone deellink reist de sleutel alleen in de link zelf; wij kunnen de inhoud niet lezen. Bij een levering aan een organisatie of bewaring bij ons houden wij de sleutel in beheer. Via het dashboard of de API openen wij zo’n dossier alleen op verzoek van die organisatie: een ingelogde eigenaar of beheerder, of een API-sleutel van die organisatie; niet voor een veldwerker of lezer. Elke opening via het dashboard of de API komt in het auditlog van die organisatie. Omdat wij de sleutel beheren, kunnen wij zo’n dossier technisch ook buiten het dashboard om openen, en dan zonder regel in dat auditlog; dat doen wij alleen op schriftelijk verzoek van die organisatie, of als een bevoegde rechter of autoriteit ons daartoe met een bevel of vordering op grond van de wet verplicht. Zo’n bevel of vordering toetsen wij, wij verstrekken niet meer dan gevorderd, en wij melden het de organisatie vooraf of zo snel als dat mag, tenzij de wet die melding verbiedt.

Wie een deellink deelt, bepaalt zelf wie hem krijgt. Wie de link heeft, kan het dossier openen.

Het is niet toegestaan EverStamp te gebruiken:

• voor inhoud of handelingen die in strijd zijn met de wet, waaronder illegale inhoud in de zin van artikel 3 onder h van de Digital Services Act;
• om mensen te fotograferen of hun beeld te verspreiden zonder dat de wet dat toestaat; wie voor een bedrijf of organisatie werkt, zorgt zelf voor een grondslag onder de AVG en respecteert het portretrecht;
• om een dossier te vervalsen, te laten lijken op iets wat het niet vastlegt, of een ander te misleiden over wat een dossier vastlegt (artikel 4);
• om de app, het register, de controlepagina of de API te verstoren of te overbelasten, om er gegevens van anderen mee in te zien, of om ze zonder toestemming te onderzoeken; alleen voor dat laatste geldt een uitzondering, binnen de regels van everstamp.app/security voor wie te goeder trouw een kwetsbaarheid meldt;
• om de toestelcontrole (App Attest op de iPhone, Android Key Attestation op Android) te omzeilen.

Onderzoekers die te goeder trouw een kwetsbaarheid onderzoeken en melden volgens everstamp.app/security, spreken wij daar niet juridisch op aan. Te goeder trouw betekent in elk geval: zonder de dienst te verstoren of te overbelasten en zonder gegevens van anderen in te zien. Zo geldt ook de toezegging op /security.

Wie meent dat een deellink of een bewaard dossier illegale inhoud bevat, of dat EverStamp wordt misbruikt, meldt dat via security@everstamp.app, en noemt: de reden, de link of het kenmerk, naam en e-mailadres (behalve bij bepaalde strafbare feiten), en een verklaring te goeder trouw. Ook een melding van wie herkenbaar op een foto staat en daar bezwaar tegen heeft, telt als melding. Wij bevestigen de ontvangst en laten weten wat wij besloten. Een melding die bij info@everstamp.app binnenkomt, behandelen wij op dezelfde manier.

Een melding is voor ons geen reden om versleutelde inhoud te openen: een gewone deellink kunnen wij niet lezen, en een levering of een bewaard dossier openen wij alleen zoals artikel 6.3 beschrijft. Na een melding kunnen wij een deellink blokkeren of verwijderen, en bij herhaald misbruik de toegang tot deellinks of het dashboard beperken. Wij doen dat zorgvuldig, objectief en evenredig, en motiveren een maatregel als wij de betrokkene kunnen bereiken.

Blijkt uit een melding een vermoeden van een strafbaar feit dat het leven of de veiligheid van mensen bedreigt, dan melden wij dat aan de bevoegde autoriteiten.

Klachten over EverStamp: info@everstamp.app. Wij antwoorden binnen 3 werkdagen, bij dringende zaken binnen 24 uur. Consumenten kunnen daarnaast naar de bevoegde rechter, en voor aankopen via de winkels ook bij Apple of Google terecht.

De app, de controlepagina, het dashboard, de software en de merken zijn van ons of onze licentiegevers.

De foto’s en dossiers zijn van de gebruiker, of van de organisatie waarvoor hij werkt. Wij krijgen alleen het recht dat nodig is om de dienst te leveren: een deellink bewaren en tonen, een levering bij de organisatie afgeven, een dossier bewaren.

Hoe wij met persoonsgegevens omgaan, staat in de privacyverklaring op everstamp.app/nl/privacy. De privacyverklaring is informatie en geen deel van deze voorwaarden. Voor deellinks, het register (behalve wat het voor een organisatie bewaart, artikel 5.2 en 10.2), het openbare logboek, Plus, het inlogaccount op het dashboard (e-mailadres, inlogmethode, sessies, laatste inlog en tweede stap) en de betalingen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke, en ook voor wat nodig is voor de beveiliging van de dienst en het voorkomen van misbruik, met de toegangslogs en het systeemjournaal die daarbij horen: dat doen wij als aanbieder uit eigen verantwoordelijkheid, niet op instructie van een organisatie.

Voor wat wij namens een organisatie verwerken (leveringen, bewaarde dossiers, gegevens van gasten, het lidmaatschap en de rol van leden, het auditlog van de organisatie, en de naam, de checklist en de velden van haar dossiers in het register) zijn wij verwerker en geldt de verwerkersovereenkomst (bijlage 1, artikel 34).

Wij doen ons best EverStamp beschikbaar te houden, maar beloven geen ononderbroken werking. Onderhoud kondigen wij waar mogelijk vooraf aan.

EverStamp hangt ook af van diensten van anderen: de tijdstempeldienst, Apple en Google (toestelcontrole en aankopen), en de netwerken van de gebruiker. Werken die niet, dan kan een tijdstempel later komen (artikel 4.6).

Wij leveren updates van de app, waaronder beveiligingsupdates, zo lang als redelijkerwijs verwacht mag worden. Wie een update niet installeert, draagt de gevolgen daarvan als wij hem daarover hebben ingelicht.

Wij zijn niet aansprakelijk voor wat een ontvanger, verzekeraar of rechter met een dossier doet of vindt, en niet voor de inhoud van foto’s.

Wij zijn niet aansprakelijk voor schade door het niet of later beschikbaar zijn van diensten van anderen (artikel 11.2), voor zover wij daar geen invloed op hebben.

De beperkingen in deze voorwaarden gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze bedrijfsleiding, en niet voor zover dwingend recht dat verbiedt. Voor consumenten geldt daarnaast artikel 23, voor organisaties artikel 36.

Op deze voorwaarden en elke overeenkomst met ons is Nederlands recht van toepassing. Een consument houdt de bescherming van de dwingende regels van het land waar hij woont.

Geschillen met een organisatie beslecht de Rechtbank Gelderland. Een consument kan altijd naar de rechter van zijn eigen woonplaats; wij spreken een consument alleen daar aan.

Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de andere gelden en vervangen wij haar door een bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling komt en wel geldig is.

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Elke versie staat op de site, met de datum waarop zij ingaat; de app linkt naar de voorwaarden. Wij onderscheiden twee soorten wijzigingen:

• Een kleine wijziging: een verduidelijking, het rechtzetten van een fout, een wijziging die alleen in het voordeel is van de gebruiker of de organisatie, of een aanpassing die de wet vraagt en die niet in het nadeel is van de gebruiker of de organisatie. Die gaat in op de dag dat zij op de site staat, en het dashboard toont een melding.
• Een wezenlijke wijziging: elke andere wijziging, en in elk geval een wijziging van een prijs (behalve een indexering volgens artikel 31.4), van wat de dienst doet, van wat de gebruiker of de organisatie moet doen, of van een bewaartermijn die deze voorwaarden noemen. Die kondigen wij minstens 30 dagen vooraf aan: op de site, in het dashboard, en per e-mail aan de eigenaren van elke organisatie, met een link naar de nieuwe tekst als pdf op haar vaste adres. Die mail is een dienstbericht en komt ook als iemand geen productnieuws ontvangt. Wie de wijziging niet wil, mag de overeenkomst kosteloos beëindigen vóór de dag dat zij ingaat; een consument heeft dat recht bij elke wezenlijke wijziging (zie ook artikel 21).

Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands en het Engels. Bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor, behalve tegenover een consument voor wie de Engelse gunstiger is.

Wij geven de gebruiker een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de app te gebruiken op toestellen die hij bezit of beheert, volgens deze voorwaarden en de regels van de winkel.

iPhone. Op de app uit de App Store is ook Apple’s standaard licentieovereenkomst (Licensed Application End User License Agreement, https://www.apple.com/legal/internet-services/itunes/dev/stdeula/) van toepassing. Deze voorwaarden vullen die aan. De overeenkomst is tussen de gebruiker en ons, niet met Apple; Apple is niet verantwoordelijk voor de app, het onderhoud of de support; claims over de app richten zich tot ons; Apple en haar dochterondernemingen zijn derde-begunstigden van deze voorwaarden en mogen ze tegenover de gebruiker inroepen.

Android. Voor de app uit Google Play geldt deze licentie; de Google Play-voorwaarden gaan voor zover zij dat bepalen.

De app is voor wie 16 jaar of ouder is. Voor een gast geldt artikel 25.

Plus en de extra dossiers koop je in de app via de App Store of Google Play. De winkel handelt de betaling, de btw, de verlenging, het opzeggen en een terugbetaling af, volgens haar eigen voorwaarden. Wie in de Europese Unie via de App Store koopt, koopt bij Apple Distribution International Ltd.; via Google Play bij Google Commerce Limited. Wat Plus geeft, hoe lang het loopt en hoe het verlengt, is van ons en staat in artikel 18.

De prijs is de prijs die de winkel bij de aankoop toont.

Plus is een abonnement per maand of per jaar. Het geeft vijf dossiers per maand, de handtekening van de klant op het scherm in een checklist die daarom vraagt, back-up naar een eigen cloudmap, een eigen logo op het rapport en deellinks met wachtwoord, met de termijnen die de app en de prijspagina tonen.

Het abonnement verlengt automatisch met dezelfde periode, tot de gebruiker het opzegt in de abonnementsinstellingen van de winkel. Opzeggen geldt vanaf het einde van de lopende periode.

De extra dossiers (‘Vijf dossiers erbij’) koop je per vijf, bovenop de vijf per maand; ze zijn er alleen voor wie Plus heeft. Per maand gaan eerst de vijf van het abonnement op, daarna het bijgekochte tegoed.

Bijgekocht tegoed vervalt niet, ook niet als het abonnement eindigt. Na het einde van Plus blijft het bruikbaar voor nieuwe dossiers. Bijkopen kan alleen met Plus.

Het tegoed hangt aan het abonnement: het register houdt het bij met een vingerafdruk van het abonnement, zoals de privacyverklaring beschrijft. Zolang Plus loopt, gebruik je het op elk toestel met dat abonnement; na het einde van Plus op de toestellen die al gekoppeld waren.

Een consument kan een aankoop via de winkel binnen 14 dagen herroepen, via de winkel en volgens haar regels. Wij werken daar niet aan tegen.

Herroept een consument binnen de bedenktijd, dan vragen wij geen vergoeding voor het gebruik tot dat moment.

Na een herroeping geven wij de gebruiker op verzoek zijn eigen dossiers terug, voor zover die bij ons staan. Dossiers op het toestel blijven daar.

De app werkt zonder account. Dossiers staan op het toestel van de gebruiker. Wij kunnen ze niet terughalen of wissen.

Raakt een toestel kwijt of wordt de app verwijderd zonder back-up, dan zijn de dossiers op dat toestel weg. Plus biedt een back-up naar een eigen cloudmap. Een aankoop herstel je via ‘Aankopen herstellen’ in de app.

Deze kenmerken (dossiers op het toestel, geen herstel door ons, deellinks met een beperkte geldigheid) zijn bewuste eigenschappen van de dienst.

Wij kunnen de app en de dienst tijdens een abonnement wijzigen als daar een goede reden voor is, zoals veiligheid, wetgeving, een wijziging bij Apple, Google of de tijdstempeldienst, of verbetering van de dienst. Een wijziging kost de gebruiker niets extra.

Heeft een wijziging meer dan geringe negatieve gevolgen voor de gebruiker, dan melden wij dat vooraf, en kan hij binnen 30 dagen na onze melding of, als dat later is, na de wijziging kosteloos opzeggen. De winkel betaalt dan het niet gebruikte deel terug volgens haar regels.

Wij kunnen deellinks blokkeren of de toegang tot het register voor een toestel intrekken bij: misbruik als bedoeld in artikel 7, een geldige melding als bedoeld in artikel 8, een toestel waarvan de sleutel niet door de attestatie komt (App Attest op de iPhone, Android Key Attestation op Android), of een aankoop die de winkel heeft teruggedraaid.

Wij doen dat evenredig en melden de reden als wij de gebruiker kunnen bereiken. Dossiers op het toestel blijven van de gebruiker.

Tegenover consumenten zijn wij aansprakelijk volgens de wet. De rechten van een consument als de dienst niet aan de overeenkomst voldoet, beperken wij niet.

Artikel 12.1 en 12.2 beschrijven wat buiten onze dienst ligt; dat is geen beperking van wettelijke rechten.

Een overeenkomst met een organisatie komt tot stand door het aanmaken van een organisatie in het dashboard met een akkoord op deze voorwaarden, of door een door beide partijen aanvaarde offerte. Wordt de overeenkomst per e-mail of op papier gesloten, dan sturen wij de voorwaarden als pdf mee.

Wie namens een organisatie handelt, verklaart daartoe bevoegd te zijn.

De organisatie wijst eigenaren en beheerders aan. Zij nodigen leden uit, beheren koppelcodes, sjablonen en instellingen, en zijn verantwoordelijk voor wat er onder de organisatie gebeurt. Een uitnodiging telt pas als lidmaatschap nadat de genodigde haar zelf aanvaardt.

Een koppelcode is persoonlijk en geheim. Een eigenaar of beheerder kan een code intrekken, een gekoppelde telefoon ontkoppelen of blokkeren, en een uitnodiging intrekken zolang die onbeantwoord is.

Een organisatie kan gasten om foto’s vragen met een verzoek. De organisatie zorgt zelf voor een grondslag onder de AVG en informeert de gast, en wij tonen de gast de mededeling van artikel 25.

Verzoeken sturen is gratis; een beantwoord verzoek telt als een dossier.

Foto’s die op een verzoek worden geleverd, bewaren wij voor de organisatie. Daarnaast kan een organisatie al haar dossiers bij ons laten bewaren; dat zit bij Business en Enterprise in het pakket, en een eigenaar of beheerder zet die bewaring aan. In beide gevallen blijven de dossiers bewaard zolang de overeenkomst loopt, tenzij de organisatie in het dashboard zelf een kortere bewaartermijn instelt; standaard staat er geen termijn, en er is geen termijn per pakket.

Wij bewaren versleuteld, met de sleutel in beheer, en openen alleen zoals artikel 6.3 beschrijft. Eindigt de overeenkomst, dan heeft de organisatie de 30 dagen van artikel 35.1 om haar dossiers op te halen, en daarna verwijderen wij ze. Trekt een eigenaar of beheerder een dossier eerder in, of wordt de organisatie opgeheven, dan verwijderen wij het op dat moment. Back-ups verdwijnen uiterlijk 17 dagen later.

Een abonnement is altijd op te zeggen per het einde van een kalendermaand.

Een jaarabonnement betaal je vooraf. Zeg je het tussentijds op, dan eindigt het aan het einde van de lopende kalendermaand, en crediteren wij het deel van het betaalde bedrag dat naar rato bij de resterende hele maanden hoort. Zijn er meer dossiers gebruikt dan het pakket naar rato voor de verstreken maanden geeft, dan verrekenen wij het verschil tegen de prijs per extra dossier (artikel 31.2).

Een eigenaar zegt op in het dashboard of per e-mail aan info@everstamp.app. Waar dat in het dashboard staat, zegt de handleiding in het dashboard. De opzegging van een abonnement per maand kan een eigenaar intrekken tot het abonnement is geëindigd; het loopt dan gewoon door. Bij een jaar kan dat niet, omdat het deel voor de resterende maanden dan al is verrekend.

Enterprise: looptijd en opzegging zoals in de offerte.

Een abonnement op Business verlengt automatisch met dezelfde periode, een maand of een jaar, tot de organisatie het opzegt zoals artikel 30.1 tot 30.3 beschrijven.

De prijzen staan in het dashboard, bij het aanmaken van de organisatie en bij het afsluiten, of in de offerte, exclusief btw. Business betaal je vooraf, per maand, of per jaar met de korting die het dashboard bij het afsluiten noemt, via de betaaldienst in het dashboard. Bij elke betaling hoort een factuur, die al als voldaan staat. Business is de eerste 14 dagen gratis te proberen, met het aantal dossiers dat de prijspagina noemt en zonder betaalgegevens; wat de proef omvat en wat er daarna zonder betaling nog werkt, staat op de prijspagina. De proef loopt af na 14 dagen of na het aantal dossiers dat de prijspagina noemt, wat het eerst komt. Een bundel afnemen kan een bedrijf dat in de Europese Unie is gevestigd; buiten Nederland is daarvoor een geldig btw-nummer nodig, dat wij controleren bij VIES. De proef kan in elk land dat het dashboard bij het aanmaken aanbiedt. Loopt de proef af zonder dat de organisatie een bundel afneemt, dan eindigt de overeenkomst op dat moment: de organisatie heeft vanaf dan de 30 dagen van artikel 35.1 om haar gegevens op te halen, en daarna verwijderen wij ze, zoals bij opzeggen. Neemt de organisatie binnen die 30 dagen alsnog een bundel, dan loopt de overeenkomst door en blijft alles staan. Wij mailen de eigenaren bij het einde van de proef en een week voordat wij verwijderen. Enterprise betaalt zoals in de offerte.

Het aantal dossiers per pakket is een zacht plafond: wij weigeren niets omdat een teller vol is, en verrekenen de overschrijding achteraf tegen de prijs per extra dossier die het dashboard bij het afsluiten van de gekozen bundel noemt. Bij een jaarabonnement tellen de dossiers over het hele jaar. Wij melden de eigenaar wanneer de bundel voor 80% en voor 100% is gebruikt, voordat wij een overschrijding verrekenen, zodat een naheffing niet als verrassing komt. Extra gebruikers zijn een betaalde uitbreiding per maand, tegen de prijs die het dashboard bij het afsluiten noemt.

Mislukt een betaling via de betaaldienst, dan melden wij dat en probeert de betaaldienst het opnieuw. Is een betaling meer dan 14 dagen te laat, dan mogen wij de dienst opschorten zoals artikel 32 beschrijft. Over een te late betaling is de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a BW).

Wij kunnen prijzen per een nieuwe periode wijzigen. Een prijswijziging is een wezenlijke wijziging (artikel 14.4): wij kondigen haar minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de eigenaren aan, en een organisatie die dat niet wil, kan kosteloos opzeggen vóór de dag dat de nieuwe prijs ingaat. De enige uitzondering is een indexering. Hooguit één keer per twaalf maanden kunnen wij de prijzen verhogen met ten hoogste de inflatie: de jaarmutatie van de consumentenprijsindex (CPI), alle bestedingen, van het Centraal Bureau voor de Statistiek, over de laatste maand waarvan het cijfer is gepubliceerd op de dag dat wij de indexering aankondigen. Vervangt het CBS de reeks, dan geldt de reeks die ervoor in de plaats komt. Een indexering geldt niet als een wezenlijke wijziging en geeft geen recht op kosteloze opzegging; wij kondigen haar minstens 30 dagen vooraf aan, met het cijfer en de maand erbij. Een consument kan ook dan altijd kosteloos opzeggen vóór de dag dat de nieuwe prijs ingaat, zoals bij elke wezenlijke wijziging (artikel 14.4).

Wij mogen de dienst voor een organisatie opschorten na een schriftelijke aanmaning bij een betalingsachterstand van meer dan 14 dagen, of direct bij ernstig misbruik als bedoeld in artikel 7.

Beide partijen mogen de overeenkomst beëindigen als de ander een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat niet binnen 30 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling herstelt, of bij faillissement of surseance.

Bij opschorting blijven dossiers op de toestellen van de gebruikers, en blijven het register en de controlepagina werken.

Voor Business geldt artikel 11: een inspanningsverplichting. Support via het dashboard en via info@everstamp.app, op werkdagen.

Voor Enterprise kan een servicelevel in de offerte staan, met beschikbaarheid, onderhoudsvensters, reactietijden en eventuele servicecredits.

Voor persoonsgegevens die wij namens een organisatie verwerken, geldt de verwerkersovereenkomst (bijlage 1); zij volgt artikel 28 lid 3 AVG. Voor Business wordt zij met deze voorwaarden elektronisch aanvaard (artikel 28 lid 9 AVG). Voor Enterprise wordt dezelfde tekst ondertekend, met haar bijlage B ingevuld, en komen er DPIA-materiaal en een vaste contactpersoon bij.

De subverwerkers staan op everstamp.app/security. Een nieuwe subverwerker, of een wezenlijke wijziging in wat een subverwerker doet, melden wij minstens 30 dagen vooraf; een organisatie kan daartegen bezwaar maken. Wordt het bezwaar niet opgelost, dan kan zij kosteloos opzeggen.

Een wijziging van de verwerkersovereenkomst volgt artikel 14.4. Een wijziging die de bescherming van persoonsgegevens vermindert, is altijd een wezenlijke wijziging. De tekst die een organisatie met Enterprise heeft ondertekend, verandert alleen met instemming van beide partijen.

Eindigt de overeenkomst, dan heeft een organisatie minstens 30 dagen om haar gegevens op te halen. De gegevens in het dashboard exporteert een eigenaar of beheerder daar in één keer, als json en csv; de foto’s zitten daar niet bij. De archieven van bewaarde dossiers, met de foto’s, haalt hij daar in één keer op; die van leveringen per verzoek, in het dashboard of via de API. Hoe dat gaat, staat in de handleiding in het dashboard. Daarna verwijderen wij alles, met uitzondering van de regels in het openbare logboek (artikel 5.3) en wat de wet ons verplicht te bewaren (artikel 35.2).

Heft een organisatie zichzelf op in het dashboard, dan wissen wij direct wat wij voor haar bewaren, of ontdoen wij het van namen en contactgegevens, behalve de regels in het openbare logboek, de naam in een ingetrokken koppeling van een telefoon die nog veertien dagen blijft (allebei artikel 5.3), en wat de wet ons verplicht te bewaren, zoals betalingen en facturen, zeven jaar; back-ups verdwijnen uiterlijk 17 dagen later, zoals de privacyverklaring en /security beschrijven. Exporteer dus eerst.

Wil een organisatie overstappen naar een andere dienst of naar eigen systemen, dan werken wij daaraan mee, in lijn met de Data Act (Verordening (EU) 2023/2854, artikel 25):

• (a) De organisatie laat ons bij het opzeggen weten wat zij kiest: overstappen naar een andere dienst, en welke; overstappen naar eigen systemen; of haar gegevens laten wissen.
• (b) Over te dragen is alles wat de organisatie kan exporteren: de gegevens van de organisatie en haar leden, het auditlog, de koppelingen van telefoons, opdrachten, verzoeken, dossiers met hun naam, checklist en velden, projecten, labels, eigen checklists, webhooks, deellinks en leveringen, het abonnement en het verbruik, als json en csv; en van elk bewaard dossier en elke levering het archief zoals de app het maakte, met het dossier, de foto’s en het rapport.
• (c) Niet over te dragen is wat bij de werking van onze dienst hoort: sleutels en geheimen (de sleutels in de kluis van het register, API-sleutels en de geheimen van webhooks), de toegangslogs en het systeemjournaal, en de back-ups. De regels in het openbare logboek zijn openbaar en blijven staan (artikel 5.3).
• (d) De opzegtermijn om over te stappen is nooit langer dan twee maanden. Een abonnement op Business eindigt aan het einde van de lopende kalendermaand (artikel 30.1); bij Enterprise noemt de offerte de termijn.
• (e) De overeenkomst eindigt als het overstappen is voltooid, of aan het einde van de opzegtermijn als de organisatie niet overstapt maar haar gegevens wil laten wissen; wij laten de organisatie weten dat zij is geëindigd.
• (f) Na het einde heeft de organisatie de 30 dagen van artikel 35.1 om haar gegevens op te halen. Daarna verwijderen wij ze volledig, zoals artikel 35.1 en 35.2 zeggen.
• (g) Overstappen kost niets: wij rekenen geen overstapkosten.

De 30 dagen van artikel 35.1 gelden ook na een proef.

Onze totale aansprakelijkheid tegenover een organisatie is beperkt tot het bedrag dat de organisatie ons in de twaalf maanden voor de gebeurtenis heeft betaald. Deze beperking geldt ook voor onze aansprakelijkheid bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens (een datalek), met de uitzondering van artikel 36.3; een organisatie met een Enterprise-overeenkomst kan hierover een aparte regeling afspreken.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, en schade doordat een ontvanger of rechter een dossier anders waardeert dan de organisatie verwachtte. Verlies van bewaarde dossiers of leveringen door een tekortkoming van ons sluiten wij niet uit; het valt onder het maximum van artikel 36.1.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze bedrijfsleiding.

Een vordering vervalt als de organisatie haar niet binnen twaalf maanden na het ontdekken van de schade schriftelijk bij ons meldt.