Wat de app vastlegt, wat je toestel wel en niet verlaat, wie er verder iets ziet, en hoe lang het wordt bewaard. Stand 30 september 2026.
Wie wij zijn. EverStamp is een dienst van Digital Sandbox B.V., Waalstraat 2, 8052 AE Hattem, Nederland. Voor vragen over je gegevens: privacy@everstamp.app.
Wat wij van je hebben. Je foto’s blijven op je telefoon. Wij ontvangen per dossier vingerafdrukken, getallen waar geen beeld uit terug te maken is, een kenmerk van je toestel, en de verklaring van Apple of Google over dat toestel. Foto’s komen alleen in drie gevallen bij ons, en dan versleuteld: een deellink die je zelf maakt, een levering op verzoek van een organisatie, en bewaren bij EverStamp als jouw organisatie dat heeft aangezet. Hoort je telefoon bij een organisatie, of beantwoord je een verzoek van een organisatie, dan bewaart ons register ook de naam van het dossier, de checklist en de ingevulde velden, voor die organisatie. Neem je Plus, dan houden wij je tegoed bij met een vingerafdruk van je abonnement. Log je in op het dashboard, dan hebben wij je e-mailadres, je naam en je sessies. Bij elke opvraag staan je IP-adres en je browser in onze toegangslogs, hooguit dertig dagen.
Waarvoor, en op welke grond. Om de dienst te leveren die je gebruikt: de uitvoering van de overeenkomst. Voor de plaats op je foto’s: je toestemming, die je intrekt in de instellingen van je telefoon. Voor de beveiliging, het openbare logboek, tellingen waar geen persoon in staat, en de pagina waar een organisatie haar proef begon: ons gerechtvaardigd belang. Voor facturen: een wettelijke plicht. Wat wij voor een organisatie bewaren, verwerken wij als haar verwerker.
Wie er verder iets ziet. De leveranciers die onze servers en onze e-mail draaien, en de diensten met een eigen rol: de tijdstempeldienst, die alleen een vingerafdruk krijgt; Apple en Google, voor de controle van het toestel en voor het adres bij een positie, waarvoor zij een coördinaat ontvangen; en bij Business de betaaldienst. De lijst staat hieronder, in de uitgebreide verklaring.
Buiten de Europese Unie. Het meeste blijft in de Europese Unie. Een aantal leveranciers is Amerikaans; de meeste werken onder het EU-VS Data Privacy Framework, en waar dat niet zo is of wegvalt, gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van die waarborgen krijg je via privacy@everstamp.app.
Hoe lang. Je dossiers staan op je telefoon tot je ze verwijdert. Het openbare logboek bewaren wij onbeperkt, zonder namen. Wat wij voor een organisatie bewaren, blijft zolang haar overeenkomst loopt; daarna heeft zij dertig dagen om alles op te halen, en dan gaat het weg, op wat de wet ons verplicht te bewaren na, zoals facturen. De termijn per soort gegevens staat in de uitgebreide verklaring.
Geen geautomatiseerde besluiten. Wij nemen geen besluiten over je die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten, en wij maken geen profielen.
Leeftijd. De app is voor wie 16 jaar of ouder is. Wie voor een organisatie foto’s aanlevert als gast, verklaart 18 jaar of ouder te zijn of te handelen namens de verzekerde of de huurder.
Je rechten. Je kunt inzage vragen, correctie, verwijdering, beperking en overdracht, en je kunt bezwaar maken. Mail naar privacy@everstamp.app; je hebt binnen een maand antwoord. Gaat het om gegevens die wij voor een organisatie verwerken, dan sturen wij je verzoek door naar die organisatie. De regels in het openbare logboek zijn niet te wissen zonder de controle te breken van dossiers die anderen al hebben. Een klacht kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer weten. De uitgebreide verklaring hieronder zegt per soort gegevens wat wij ontvangen, van wie, waarvoor en hoe lang.
EverStamp is zo gebouwd dat het bewijsmateriaal op je toestel ontstaat en dat iedereen het kan controleren. Dat is een ontwerpkeuze met een gevolg voor je privacy: wij hebben je foto’s niet nodig, dus nemen wij ze niet.
Wat wij per dossier ontvangen is een vingerafdruk: getallen die uit je foto’s zijn gerekend en waar geen beeld uit terug te maken is. Hoort je telefoon bij een organisatie, of beantwoord je een verzoek van een organisatie, dan bewaart het register daarnaast de naam van het dossier, de checklist en de veldwaarden, voor die organisatie. Foto’s, notities, adressen en posities blijven op de telefoon, tenzij er een van drie dingen gebeurt, en hieronder staan ze alle drie. Twee ervan zijn je eigen keuze. De derde is een instelling die je werkgever kan aanzetten, en dat is degene die het lezen waard is.
Een deellink is versleuteld met een sleutel die in de link zelf zit, achter de #, en die stuurt een browser nooit naar een server. Wij houden bytes vast die wij niet kunnen lezen. Dat is het gewone geval en het dekt alles wat je zelf deelt.
Twee gevallen werken anders, en in allebei houden wij de sleutel. Het ene is een levering op het verzoek van een bedrijf. Het andere is bewaren bij EverStamp, dat een eigenaar of beheerder voor een hele organisatie kan aanzetten. In beide gevallen moet dat bedrijf de dossiers kunnen openen, dus bewaart ons register de sleutel voor hen, versleuteld in zijn kluis.
Van die dossiers kan EverStamp het archief dus openen. Wij zeggen het ronduit omdat het waar is en omdat je er toch achter komt. Het register geeft de sleutel alleen aan het dashboard, als een eigenaar of beheerder van die organisatie erom vraagt of als een API-sleutel van die organisatie hem opvraagt. Elke opening via het dashboard of de API komt in het auditlog van die organisatie te staan, met wie of welke API-sleutel en wanneer. Veldwerkers en lezers kunnen ze niet openen. Omdat wij de sleutel beheren, kan iemand van EverStamp met toegang tot de servers zo’n archief technisch ook buiten het dashboard om openen, en dan zonder regel in dat auditlog. Dat doen wij alleen op schriftelijk verzoek van de organisatie, of als een bevoegde rechter of autoriteit ons daartoe met een bevel of vordering op grond van de wet verplicht. Zo’n bevel of vordering toetsen wij, wij verstrekken niet meer dan gevorderd, en wij melden het de organisatie vooraf of zo snel als dat mag, tenzij de wet die melding verbiedt.
De schakelaar staat uit tenzij jouw organisatie hem aanzet, hij is van hen en niet van jou, en hij geldt vanaf dat moment voor elk dossier dat een lid vastlegt. Leg je vast voor een werkgever, dan is dat het weten waard voordat je begint: vraag of de schakelaar aanstaat.
Korte lijst, en elk van hen krijgt het minste dat wij kunnen geven.
| Wie | Wat zij ontvangen | Waarvoor |
|---|---|---|
| SK ID Solutions AS (Estland) | Een hash, verstuurd door onze server. Niets van jou: niet je IP-adres, geen foto, geen naam. | De gekwalificeerde tijdstempel over je dossier en over het rapport, en over elke foto waar een tijdstempel per foto geldt. Zij zien een getal, nooit een beeld. Dossiers die vóór 14 september 2026 zijn gestempeld, dragen een tijdstempel van BOSA, de dienst van de Belgische federale overheid; de controlepagina controleert die op dezelfde manier. |
| De drand-relays | Een verzoek, en daarmee je IP-adres | De openbare toevalswaarde die de ondergrens van het venster vastlegt. |
| Apple (op de iPhone) | Een coördinaat voor de adressuggestie, en de App Attest-attestatie. Nooit een beeld, een adres of een naam. | Een positie omzetten in een straatnaam, en vaststellen dat het toestel echt is. |
| Google (op Android) | Een coördinaat voor de adressuggestie; een Play Integrity-verzoek bij het aanmelden van de telefoon en opnieuw bij elk dossier; gebruiksstatistiek van ML Kit (gegevens over toestel en app, prestaties en welke functies zijn gebruikt, onder een kenmerk per installatie). Nooit een beeld, de herkende tekst, een adres of een naam. | Een positie omzetten in een straatnaam, en de tekstherkenning op het toestel die een kenteken of meterstand voorstelt. Via Play Integrity antwoordt Google of de app die van Play is en of de telefoon door haar controles komt; dat verzoek draagt een eenmalige waarde en verder niets. Ons register bewaart het oordeel van Google bij het toestel: er wordt niets om geweigerd, en het staat niet in je dossier en niet op de controlepagina. De attestatie van de sleutel zelf gaat naar ons register en niet naar Google. |
| Google (inloggen op het dashboard, als je dat kiest) | Dat je met je Google-account bij EverStamp inlogt. Wij krijgen daarvoor alleen je Google-account-id, je e-mailadres, je naam en het adres van je profielfoto (de scopes openid, email en profile). | Inloggen op het dashboard zonder wachtwoord. Google verwerkt je Google-account als eigen verwerkingsverantwoordelijke, onder zijn eigen voorwaarden. Inloggen met een link per e-mail blijft mogelijk. |
| Microsoft (inloggen op het dashboard, als je dat kiest) | Dat je met je Microsoft-account bij EverStamp inlogt, persoonlijk of van werk of school. Wij krijgen daarvoor je Microsoft-account-id, je e-mailadres en of dat is geverifieerd, en je naam als Microsoft die meestuurt (de scopes openid en email). Wij spreken Microsoft Graph niet aan en lezen verder niets uit je account. | Inloggen op het dashboard zonder wachtwoord. Microsoft verwerkt je Microsoft-account onder zijn eigen voorwaarden, als eigen verwerkingsverantwoordelijke; bij een account van werk of school doet de organisatie die het beheert dat ook. Inloggen met een link per e-mail blijft mogelijk. |
| Resend | E-mailadressen, en waar elke mail over gaat: de inlogmails van het dashboard (een inloglink die 15 minuten geldig is, een instelling van ons Supabase-project; een bevestiging bij aanmelden, een herstelmail, een bevestigingscode, en een melding van een nieuw e-mailadres, aan het oude adres); uitnodigingen aan leden, met de naam van de organisatie en de link (werkt de knop niet meer, dan werkt inloggen met dat adres nog, en de uitnodiging blijft staan); verzoeken aan gasten, met de naam van de organisatie, de titel, de einddatum, de notitie als die er is, en de link; aan de eigenaren van een organisatie een bevestiging van elke betaling en elke creditnota, met de factuur of creditnota als pdf-bijlage, een aanmaning na een mislukte incasso, een keer een herinnering 30 dagen voordat een korting of gratis periode afloopt, een melding als 80 en als 100 procent van de bundel is gebruikt, met het verbruik en de bundel, de aankondiging van een wezenlijke wijziging van de voorwaarden, met de datum waarop die ingaat en de tekst als pdf, en een melding als de proef afloopt zonder bundel en een week voordat wij de gegevens dan verwijderen; aan de mailbox voor facturen van de organisatie, als de eigenaar die opgaf, alleen de factuur of creditnota als pdf, in een neutrale mail zonder link naar het dashboard; bij een supportvraag uit het dashboard de vraag en elke reactie naar support@everstamp.app, en een bevestiging en elk antwoord naar wie de vraag stelde; aan een lid van wie de tweede stap is gereset een melding met een link om opnieuw in te loggen; productnieuws, alleen aan leden die het zelf aanzetten onder Mijn account: het e-mailadres, het onderwerp, de tekst in de taal van het account en een afmeldlink met een persoonlijke code, ook in de koppen van de mail; en de gegevens die je invult als je op de site een offerte aanvraagt of het contactformulier gebruikt | Die mails afleveren, en je offerteaanvraag of bericht afleveren in onze mailbox, info@everstamp.app. Een offerteaanvraag of bericht gebruiken we alleen om je te antwoorden. |
| Google Workspace (onze mailboxen) | Mails aan onze adressen op everstamp.app, zoals info@, privacy@, security@ en support@, ook offerteaanvragen, berichten via het contactformulier en de supportvragen en reacties die op support@ binnenkomen | Onze e-mail. Google verwerkt die voor ons onder zijn Cloud Data Processing Addendum. Wij bewaren deze mails zolang dat nodig is om de vraag of offerte af te handelen en op te volgen, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer vraagt. |
| Vercel Web Analytics (deze site en het dashboard) | Per paginaweergave: het adres van de pagina, zonder zoekterm en zonder de naam van de organisatie; de pagina waar je vandaan kwam; je land, regio en stad; besturingssysteem, browser en soort apparaat; en het tijdstip. Geen cookies: een bezoeker wordt herkend aan een hash van het verzoek, die na 24 uur wordt weggegooid, en niets hangt aan je IP-adres. | Tellen welke pagina’s gelezen worden, in totalen. Niet in de app, en niet op de controlepagina. |
| Sentry (Functional Software, Inc.) | Als er in het dashboard iets misgaat, op onze server of in je browser: een technische foutmelding met het soort fout, de melding en de stacktrace, de route als patroon (zoals /o/[org]/…), de omgeving en de versie. Die gaat via onze server; je browser praat nooit rechtstreeks met Sentry. Headers, cookies, het IP-adres van de bezoeker en wie er is ingelogd sturen wij nooit mee. E-mailadressen, rekeningnummers, telefoonnummers, tokens, kenmerken (van ons en van Mollie), factuurnummers en de naam van de organisatie in een adres halen wij er eerst uit. Een foutmelding kan bij uitzondering een stukje ingevoerde tekst bevatten, zoals een naam. | Fouten in het dashboard opsporen en oplossen. Niet in de app, niet in het register en niet op deze site. |
| Apple App Store, Google Play | Je aankoop, als je Plus neemt | Zij handelen de betaling af. Wij zien nooit een pas. |
| Mollie B.V. (Amsterdam) | Voor een organisatie met Business: haar naam en e-mailadres (uit de bedrijfsgegevens, anders dat van een eigenaar), het bedrag, een omschrijving zoals ‘EverStamp Business M, oktober 2026’ en het nummer van de organisatie. Bank- of kaartgegevens voert de betaler in bij Mollie; wij bewaren ze niet. | De betalingen van Business afhandelen: iDEAL, kaart en SEPA-incasso, als eigen verwerkingsverantwoordelijke. |
| VIES (Europese Commissie) | Voor een organisatie in een ander EU-land: haar btw-nummer en land, met ons eigen btw-nummer als aanvrager | Het btw-nummer controleren, wat de btw-regels vragen voordat wij bij een bedrijf in een ander EU-land geen Nederlandse btw rekenen. De laatste controle bewaren wij bij de organisatie: geldig of niet, land en nummer, de naam en het adres zoals VIES ze geeft, de datum en het raadplegingsnummer. Bij een eenmanszaak kan die naam een persoonsgegeven zijn. |
De bedrijven die onze eigen servers draaien staan bij naam, met wat zij doen en waar zij staan, op de beveiligingspagina. Die lijst hoort bij deze verklaring.
| Waarvoor | Grondslag (artikel 6 lid 1 AVG) |
|---|---|
| Je toestel aanmelden, je dossiers vastleggen en verzegelen, het openbare logboek, deellinks en de controlepagina | Uitvoering van de overeenkomst (b): de dienst die je volgens onze voorwaarden gebruikt |
| Plus, je tegoed en je aankopen van extra dossiers | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Locatie, voor het adres op de stempelbalk en de positie in het dossier | Je toestemming (a), die je geeft met de locatietoestemming en intrekt in de instellingen van je telefoon |
| Beveiliging en misbruik voorkomen: de toegangslogs, het systeemjournaal en het oordeel van Play Integrity | Ons gerechtvaardigd belang (f) bij een veilige dienst. Dit doen wij als eigen verwerkingsverantwoordelijke, ook waar er een IP-adres van een lid of een gast van een organisatie in staat, en niet op haar instructie (voorwaarden, artikel 10.1) |
| Back-ups | Ons gerechtvaardigd belang (f) bij een dienst die na een storing te herstellen is, voor onze eigen gegevens. Voor het deel met gegevens van een organisatie zijn wij haar verwerker |
| Foutmeldingen van het dashboard | Ons gerechtvaardigd belang (f) bij een dienst die werkt: fouten opsporen en oplossen |
| Je inlogaccount op het dashboard: e-mailadres, inlogmethode, sessies, laatste inlog en tweede stap | Uitvoering van de overeenkomst (b): zonder account en sessie kun je niet inloggen |
| Het openbare logboek onbeperkt bewaren | Ons gerechtvaardigd belang (f), en dat van iedereen die op een dossier vertrouwt, bij dossiers die controleerbaar blijven |
| Betalingen van Business, facturen en de VIES-controle | Uitvoering van de overeenkomst (b) voor de betaling; een wettelijke plicht (c) voor de facturen, de VIES-controle en het zeven jaar bewaren daarvan |
| Paginastatistiek van deze site en het dashboard (Vercel Web Analytics) | Ons gerechtvaardigd belang (f) om te weten welke pagina’s gelezen worden, zonder cookies en zonder je na een dag nog te herkennen |
| Uit de toegangslogs tellen hoe vaak de controlepagina en de deellinkpagina worden geopend, en hoe vaak er wordt doorgeklikt naar de site | Ons gerechtvaardigd belang (f) om te weten of de controlepagina als kanaal werkt; bewaard worden alleen aantallen |
| Bij het aanmelden van een organisatie: van welke pagina de proef begon | Ons gerechtvaardigd belang (f) om te weten welke pagina’s werken, zonder cookie en zonder IP-adres |
| Het beheerlog van het dashboard: wat de beheerder van EverStamp deed, en waarom een betaalpoging mislukte | Ons gerechtvaardigd belang (f) bij een betrouwbare dienst en om te kunnen verantwoorden wat wij deden |
| Inloggen op het dashboard, ook met Google of Microsoft | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Nieuws in het dashboard, en bijhouden wat je las | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Productnieuws per e-mail | Je toestemming (a), die je geeft onder Mijn account en intrekt met de afmeldlink in elke mail, met één klik in je mailprogramma, of onder Mijn account |
| Supportvragen uit het dashboard beantwoorden | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Een offerteaanvraag, een bericht via het contactformulier of een mail beantwoorden | Stappen op jouw verzoek voor een overeenkomst (b), of ons gerechtvaardigd belang (f) om je te antwoorden |
| Leveringen, dossiers die bij EverStamp worden bewaard, en de gegevens van leden en gasten van een organisatie | Die verwerken wij voor de organisatie, als haar verwerker; de organisatie bepaalt de grondslag |
Waar de gegevens heen gaan. Het meeste van wat wij bewaren blijft in de Europese Unie: het register bij Hetzner in Duitsland, de dashboarddatabase bij Supabase in de EU, de versleutelde archieven bij Cloudflare R2 onder EU-jurisdictie, en de signeersleutel bij Amazon Web Services in Frankfurt. Vercel (de website, het dashboard en hun paginastatistiek) en Resend (e-mail, die het in de Verenigde Staten bewaart) zijn Amerikaanse bedrijven en kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken; dat doen zij op grond van het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. Cloudflare en Amazon Web Services doen dat op dezelfde twee gronden voor wat zij buiten de EU verwerken, en Supabase op standaardcontractbepalingen voor eventuele toegang van buiten de EU. Sentry bewaart de foutmeldingen van het dashboard in zijn EU-regio in Frankfurt; zijn overeenkomst laat verwerking in de Verenigde Staten en andere landen toe, op grond van het Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. Google Workspace kan onze e-mail ook buiten de EU bewaren, op grond van het Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. Een kopie van de waarborgen voor deze doorgiften krijg je via privacy@everstamp.app. Waar een leverancier in deze alinea op het Data Privacy Framework steunt, gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als terugval, voor het geval het Data Privacy Framework wegvalt.
Apple en Google (ook voor de controle dat het toestel echt is), Microsoft, Mollie, de Europese Commissie (VIES) en de tijdstempeldienst SK ID Solutions verwerken wat zij ontvangen als eigen verwerkingsverantwoordelijke, onder hun eigen voorwaarden; het zijn geen verwerkers van ons. Apple doet dat op grond van standaardcontractbepalingen, Google en Microsoft op grond van het Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen, Mollie op grond van standaardcontractbepalingen voor wat het buiten de EER verwerkt, SK ID Solutions in Estland en de Europese Commissie, allebei binnen de EU.
De app vraagt de openbare toevalswaarde aan drand.cloudflare.com, en aan een server in Frankfurt (api2.drand.sh) als Cloudflare niet antwoordt. Het zijn openbare diensten die iedereen kan gebruiken; de beheerder ziet je IP-adres, en daar hebben wij geen afspraak over met hen. Cloudflare antwoordt vanuit een datacentrum in de buurt en is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.
Locatie wordt voor twee dingen gebruikt: het adres op de stempelbalk, en de positie die in het dossier wordt vastgelegd. Zij wordt alleen gelezen terwijl de app openstaat en je fotografeert. Er is geen locatie op de achtergrond. Weiger je de locatietoestemming, of trek je hem later in via de instellingen van je telefoon, dan werkt de app door en dragen de foto’s geen positie.
| Je dossiers | Op je telefoon, tot je ze verwijdert. Wij kunnen ze niet voor je verwijderen en niet voor je terughalen. |
| Het openbare logboek | De vingerafdrukken worden onbeperkt bewaard, met per dossier een kenmerk van het toestel dat per dossier verschilt; regels van vóór 29 september 2026 dragen het vaste toestelkenmerk. Zij zijn de grond waarop iedereen jaren later een dossier nog kan verifiëren, en een vermelding weghalen breekt dat voor iedereen. |
| Deellinks | Tot de link vervalt of je hem intrekt. Standaard 7 dagen bij Basis en 30 dagen bij Plus, Business en Enterprise; hooguit 7 dagen bij Basis, 90 bij Plus en 365 bij Business en Enterprise. |
| Leveringen en dossiers die bij EverStamp worden bewaard | Zolang het abonnement van de organisatie loopt, of korter als de organisatie zelf een kortere termijn instelt. Eindigt het abonnement, dan heeft de organisatie dertig dagen om alles op te halen, en daarna gaat het bestand weg en de sleutel ermee. Een eigenaar of beheerder kan altijd eerder intrekken, en bij het opheffen van de organisatie gaat alles weg. Voor back-ups gelden de termijnen onder Back-ups hieronder. |
| Gegevens in het dashboard | Zolang de organisatie bestaat. Loopt een proef af zonder dat de organisatie een bundel neemt, dan eindigt de overeenkomst en heeft de organisatie dertig dagen om alsnog een bundel te nemen of alles te exporteren; daarna wissen wij op dezelfde manier als bij opheffen. Bij opheffen worden ze gewist of ontdaan van namen en contactgegevens: van verzoeken, uitnodigingen en deellinks blijven alleen lege rijen, zonder namen, en de inlogaccounts van oud-leden die de uitnodiging zelf aanvaardden en nergens anders lid zijn, gaan weg. De koppelingen van telefoons worden daarbij ingetrokken in plaats van gewist, zodat een lid één keer ziet dat de telefoon is ontkoppeld door de organisatie; de naam van de organisatie blijft daarom nog veertien dagen in die ingetrokken koppeling staan, en alleen dat toestel ziet hem. Betalingen, facturen en supportvragen zijn de uitzonderingen; zie hieronder. |
| De pagina waar de proef begon | Bij het aanmelden bewaren we bij de organisatie van welke pagina je kwam, bijvoorbeeld de prijspagina, of de controlepagina met het soort dossier. Dat is een korte sleutel, met de bundel van de proef en het tijdstip; geen IP-adres en geen cookie. Alleen de beheerder van EverStamp ziet hem, om per pagina te tellen hoeveel aanmeldingen, proeven en betalende organisaties er kwamen; leden van de organisatie zien hem niet. Hij blijft zolang de organisatie bestaat, en gaat weg als zij wordt opgeheven. Voor back-ups gelden de termijnen onder Back-ups hieronder. |
| Gasten | Contactgegevens die de organisatie invoerde: gewist 30 dagen nadat het verzoek is afgerond, verlopen of ingetrokken. De naam van een gast, zoals de organisatie hem invoerde of de gast hem typte, blijft bij het verzoek en het dossier tot de organisatie wordt opgeheven. Webhookberichten dragen die naam maar geen contactgegevens; afleveringen van webhooks gaan na 30 dagen weg. |
| Leden van een organisatie | Naam en e-mailadres, in het dashboard zolang het lid bestaat. Na verwijderen houdt het auditlog van de organisatie een regel met naam en e-mailadres, en het register de naam bij de uitnodiging en de koppeling van het toestel, allebei tot de organisatie wordt opgeheven. Eigenaren en beheerders zien wanneer elk lid voor het laatst inlogde. Een eigenaar kan een lid overal uitloggen; omdat sessies bij het account horen, geldt dat ook bij andere organisaties, en het komt in het auditlog van de organisatie. Elk lid ziet de eigen inlogsessies: het apparaat zoals de browser zich meldt, het IP-adres en wanneer de sessie voor het laatst actief was, en kan ze beëindigen; niemand ziet die van een ander. Supabase houdt dit per sessie bij tot die eindigt: als je uitlogt, hem zelf beëindigt, of een eigenaar of EverStamp je uitlogt of je tweede stap reset, en uiterlijk na 8 uur zonder activiteit of na 7 dagen. Die termijnen zijn instellingen van ons Supabase-project, en na het einde van een sessie werkt het toegangstoken nog hooguit een kwartier. Een eigenaar kan de tweede stap van een lid resetten (de authenticator-apps weghalen en het lid overal uitloggen), maar alleen als dat account geen actief lid is van een andere organisatie waar de eigenaar niet ook eigenaar is; dat komt in het auditlog van de organisatie en het lid krijgt een mail. Wie alles kwijt is, kan EverStamp om een reset vragen, na een identiteitscheck: een mail vanaf het adres van het account en terugbellen op een nummer dat wij al kenden, in persoon of via videobellen met legitimatie, of bevestiging door een andere eigenaar van dezelfde organisatie. Het beheerlog bewaart dan het account, de reden en de check, in het auditlog van elke organisatie van dat account komt de reset door EverStamp, en het lid krijgt een mail. Log je in met Google, dan bewaart Supabase ook je Google-account-id en wat Google meestuurt (e-mailadres, naam en het adres van je profielfoto), zolang je account bestaat. Log je in met Microsoft, dan bewaart Supabase je Microsoft-account-id en wat Microsoft meestuurt (e-mailadres, of dat is geverifieerd, en je naam als die wordt meegestuurd), ook zolang je account bestaat; een uitnodiging wordt alleen gekoppeld aan een adres dat Microsoft heeft geverifieerd. Wij gebruiken die gegevens alleen om je in te loggen, en je naam als voorstel voor je naam als je een organisatie aanmaakt; de foto gebruiken wij niet, en de gegevens niet voor iets anders. |
| Betalingen en facturen van een organisatie | Elke betaling krijgt een factuur, die al als voldaan staat. Wij bewaren betalingen en facturen tot zeven jaar na het einde van het jaar waarin de factuur is opgemaakt (de fiscale bewaarplicht), ook als de organisatie is opgeheven; na het opheffen kan alleen EverStamp ze nog lezen. Een creditnota houdt de factuur waar hij naar verwijst tot zijn eigen termijn om is. Op een factuur staan de naam van de organisatie (of een afwijkende naam bij een apart factuuradres), het factuuradres (een apart adres als de eigenaar dat opgaf, anders het adres van het bedrijf), het land en het btw-nummer, een eigen referentie zoals een PO-nummer als de eigenaar die opgaf, de regels, de bedragen en het betaalkenmerk van Mollie, en bij verlegging van de btw ook de VIES-controle. Een uitgegeven factuur verandert nooit: naam, adres, referentie en btw-nummer van het moment van uitgeven blijven erop staan, ook bij een latere creditnota. Alleen de eigenaar stelt het factuuradres, de referentie en een mailbox voor facturen in; een wijziging komt in het auditlog van de organisatie, met de oude en de nieuwe waarde. In het dashboard zien alleen eigenaren en beheerders ze. Geeft EverStamp een organisatie korting, dan staat die als eigen regel op de factuur, zoals ‘Korting 50%’. Het percentage, de einddatum als die er is, wanneer de korting is gezet en welke beheerder van EverStamp dat deed, staan bij de organisatie in de database van het dashboard, tot EverStamp de korting weghaalt of de organisatie wordt opgeheven; in het dashboard zien alleen eigenaren en beheerders het percentage en de einddatum. De reden staat in het beheerlog. Bij opheffen trekken wij de machtiging bij Mollie in en wissen wij bij ons de verwijzingen naar de klant en de machtiging bij Mollie en de laatste VIES-controle; Mollie bewaart zijn eigen gegevens onder zijn eigen voorwaarden. |
| Supportvragen | Naam en e-mailadres uit het account, de organisatie, het onderwerp, de berichten, de taal en de tijden, in de database van het dashboard. Twee jaar nadat een vraag is gesloten, wist de dagtaak hem met zijn berichten. Wordt de organisatie opgeheven, dan blijft een vraag staan zonder de koppeling met de organisatie. De mails erover staan ook in onze mailbox bij Google: zolang dat nodig is om de vraag af te handelen en op te volgen, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer vraagt. |
| Beheerlog | Elke handeling van de beheerder van EverStamp in het dashboard, en elke mislukte betaalpoging: het tijdstip, het account dat handelde, de handeling, waar het over gaat (een organisatie, een account, een supportvraag, een factuur of een kwartaal) en details, zoals de foutmelding bij een mislukte betaling, het nummer van een creditnota met de reden die erbij is getypt, de reden en de identiteitscheck bij een reset van de tweede stap, of de reden bij een korting, met het percentage en de einddatum van voor en na. Vrije tekst in een reden of foutmelding kan bij uitzondering een naam bevatten. Alleen de beheerder van EverStamp ziet het. De dagtaak wist regels ouder dan 12 maanden. |
| Nieuws en productnieuws | Wat je onder Nieuws las: je account, de melding en het tijdstip. Je keuze voor productnieuws per e-mail: je account, aan of uit, de afmeldcode en wanneer je hem het laatst wijzigde; geen e-mailadres. Productnieuws staat uit tot je het zelf aanzet, en een afmelding blijft staan tot je het zelf weer aanzet. Per melding leggen wij alleen vast wanneer die is gemaild en aan hoeveel mensen. Dit alles zolang je account bestaat; wordt het account verwijderd, dan gaan je keuze en wat je las mee. |
| Dossiergegevens voor een organisatie | De naam van het dossier, de checklist en de veldwaarden: zolang de organisatie bestaat. Bij opheffen worden ze gewist; de regel met de vingerafdrukken en het volgnummer blijft, zonder naam. |
| Je Plus-abonnement | De vingerafdruk, je maandverbruik en je extra dossiers. Bijgekocht tegoed bewaren we zolang je het nog hebt, ook als je abonnement is gestopt; zonder tegoed verwijderen we de koppeling 60 dagen na het einde van je abonnement. |
| Back-ups | Van het register verdwijnt elke kopie, op de server zelf en versleuteld (age) bij Cloudflare R2 en de Storage Box van Hetzner, uiterlijk 17 dagen na het maken; het back-upscript rekent die grens zelf na, de kopieën van de hele server bij Hetzner meegeteld. De back-ups van de dashboarddatabase maakt Supabase, volgens de instelling van ons abonnement daar (nu 7 dagen). |
| Toegangslogs en systeemjournaal van de servers | 30 dagen. Per opvraag staan in de toegangslogs onder meer het IP-adres, de browser en het tijdstip. Uit de toegangslogs tellen we per dag hoe vaak de controlepagina en de deellinkpagina werden geopend, langs welke weg (QR, pdf of link) en door hoeveel verschillende bezoekers, en hoe vaak er werd doorgeklikt naar de site. Verschillende bezoekers onderscheiden we aan het IP-adres en de browser, alleen tijdens het tellen. We bewaren alleen de aantallen, zonder IP-adres, browser, dossier of deellink. De aantallen bewaren we zonder termijn; ze zeggen niets over een persoon. |
| Paginastatistiek | Vercel bewaart ze volgens de instelling van ons abonnement daar (nu 12 maanden), en kan ze langer bewaren. De hash waaraan een bezoeker herkend wordt, gaat na 24 uur weg. |
| Cookies en browseropslag in het dashboard | Alleen op dashboard.everstamp.app, alleen functioneel, gezet door het dashboard zelf, nooit voor tracking: lang (de taal die je koos, een jaar), tz (de tijdzone van je browser, zodat tijden goed staan, een jaar), nav (of het menu open of ingeklapt staat, een jaar) en de inlogcookies van Supabase (sb-…-auth-token, je sessie, die eindigt als je uitlogt, na 8 uur zonder activiteit en na hooguit 7 dagen, volgens de instellingen van ons Supabase-project; het cookie zelf blijft hooguit 400 dagen; tijdens het inloggen ook een …-code-verifier voor de inloglink). In je browser, niet als cookie, onthoudt de inlogpagina ook het e-mailadres dat je het laatst gebruikte (localStorage), alleen om het opnieuw in te vullen als een link verlopen is; het gaat nergens heen en blijft op dat apparaat tot je het wist. Vercel Web Analytics zet geen cookie. Deze website, everstamp.app, zet helemaal geen cookies. |
| Foutmeldingen van het dashboard | Bij Sentry, volgens de instelling van ons abonnement daar (nu 30 dagen). |
Onder de AVG kun je inzage vragen in je gegevens, correctie, verwijdering, beperking en overdracht, en je kunt bezwaar maken tegen de verwerking. Mail naar privacy@everstamp.app. Over je eigen account en over de app zonder organisatie heb je binnen een maand antwoord van ons. Gaat het om gegevens die wij voor een organisatie verwerken, zoals een levering op haar verzoek of een dossier dat zij bij ons bewaart, dan sturen wij je verzoek door naar die organisatie, die het beantwoordt, en laten we je dat weten.
Twee eerlijke grenzen. Wij hebben bijna niets van je, dus een inzageverzoek levert meestal een toestelkenmerk en een lijst hashes op. En de vermeldingen in het openbare logboek zijn niet te wissen zonder de verifieerbaarheid te breken van dossiers die anderen al in handen hebben; raakt dat jou, mail dan, en dan leggen wij uit wat in jouw geval wel en niet kan.
Wij nemen geen besluiten over je die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten, en wij maken geen profielen.
De app is voor wie 16 jaar of ouder is. Locatie vragen wij op grond van je toestemming; wie jonger is dan 16, kan die toestemming niet zelf geven.
Je kunt ook een klacht indienen bij je nationale toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.
| Verwerkingsverantwoordelijke | Digital Sandbox B.V. Waalstraat 2 8052 AE Hattem Nederland |
| Privacy en gegevensverzoeken | privacy@everstamp.app |
| Al het andere | info@everstamp.app |
| Beveiliging en misbruik melden | security@everstamp.app |
Verandert deze verklaring, dan werken wij de datum bovenaan bij. Deze pagina is de enige bron voor beide winkels; er is geen tweede versie.